Những điều khách hàng cần biết khi sử dụng hóa đơn điện tử – phần 1

Hiện nay nhiều doanh nghiệp rất muốn sử dụng hóa đơn điện tử, nhưng cũng có rất nhiều thắc mắc cần giải đáp nhưng không biết bắt đầu từ đâu. Qua bài viết này chúng tôi sẽ giải đáp hết những vấn đề thắc mắc của các bạn để các bạn nắm rõ hơn về Những điều khách hàng cần biết khi sử dụng hóa đơn điện tử – phần 1

1. Hóa đơn điện tử là gì ?

+ Thông tư 32/2011-TTBTC ngày 14/03/2011:
Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về:

• Bán hàng hoá
• Cung ứng dịch vụ
• Được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.
• Có thể chuyển đổi thành hóa đơn giấy trong nhu cầu lưu thông hàng hóa, quản lý hóa đơn của người mua.+ Thực tế: Nghị định số 51/2010/NĐCP-ngày 14/05/2010 của Chính Phủ quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ
• Hoá đơn điện tử là 1 trong 3 hình thức Hóa đơn. Thay vì Hóa đơn tạo lập trên giấy, HDDT được tạo lập trên thiết bị điện tử (theo đúng quy định của Bộ Tài Chính và Cơ Quan Thuế).
• Hóa đơn giấy: Hóa đơn tự in và Hóa đơn đặt in

2. Những điều khách hàng cần biết khi sử dụng hóa đơn điện tử – phần 1

Doanh nghiệp khi sử dụng hóa đơn điện tử phải đáp ứng yêu cầu theo thông tư 32/2011/TT-BTC về điều kiện khởi tạo Hóa đơn điện tử. Sau khi khởi tạo thành công hóa đơn thì doanh nghiệp khách hàng nộp quyết định sử dung hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế ( hiện nay vẫn còn một số cơ quan thuế yêu cầu gửi thê mẫu đơn đề nghị sử dụng hóa đơn điện tử (xem tại đây) 

Sau đó là thực hiện phát hành hóa đơn online hoặc nộp trực tiếp bằng bản cứng cho cơ quan thuế (Xem tại đây)

Doanh nghiệp cần có 1 phần mềm kế toán có thể tích hợp được hóa đơn điện tử bằng cách đăng ký sử dụng miễn phí phần mềm Vacom, misa …vv đối với doanh nghiệp mới, nếu công ty đã có riêng phần mềm thì nếu phần mềm đó tích hợp được thì có thể sử dung để xuất hóa đơn bán hang. Trong trường hợp phần mềm công ty không tích hợp được thì doanh nghiệp có thể đưa dữ liệu vào phần mềm kế toán bằng excel.

3. Người mua hàng nếu có nhu cầu chuyển đổi sang hóa đơn giấy, thì hóa đơn điện tử có làm được không?

Một số khách hàng vì cần hóa đơn để tiện cho việc vận chuyển để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa để đáp ứng các quy định tại khoản 2,3,4 điều 12 thông tư 32/2011/TT-BTC và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

nên ưa chuộng việc sử dụng hóa đơn giấy.

Lưu ý: Doanh nghiệp cần phân biệt rõ Điều 12: “Người mua, người bán được chuyển đổi Hóa đơn điện tử sang Hóa đơn giấy để phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật kế toán”.

4. Trường hợp Doanh nghiệp được miễn chỉ tiêu đóng dấu trên hóa đơn tự in, đặt tin, có được miễn chỉ tiêu đóng dấu trên hóa đơn chuyển đổi sang hóa đơn giấy của hóa đơn điện tử?

Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang Hóa đơn giấy phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2,3,4 Điều 12 thông tư 32/2011/TT-BTC và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

(Công văn 820/TCT-DNL ngày 13/03/2017 của Tổng Cục Thuế, Công văn 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016 của BTC).

5. Doanh nghiệp đã sử dụng hình thức hóa đơn đặt in/tự in, muốn sử dụng thêm hình thức hóa đơn điện tử có được không?

Căn cứ khoản 3 Điều 7 thông tư 32/2011/TT-BTC:

Tổ chức kinh doanh có thể đồng thời tạo nhiều hình thức hóa đơn khác nhau (hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử) và phải thực hiện thông báo phát hành từng hình thức hóa đơn theo quy định.

Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, đối với mỗi lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, tổ chức kinh doanh chỉ sử dụng một (01) hình thức hóa đơn, cụ thể: nếu tổ chức kinh doanh sử dụng hóa đơn tự in cho lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thì không dùng hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử cho lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đó; nếu sử dụng hóa đơn điện tử thì không sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in; nếu sử dụng hóa đơn đặt in thì không sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn tự in.

6. Trường hợp mất hóa đơn chuyển đổi, có bị phạt hay không

Chưa có quy định xử phạt hành vi làm mất hóa đơn chuyển đổi.

7. Nếu hóa đơn đã xuất (đã lập và ký số) nếu có sai sót thì điều chỉnh như thế nào?

• • • Trường hợp 1: Sai sót về tên, địa chỉ nhưng đúng Mã Số Thuế. Theo thông tư 26/2015/TT-BTC “… Các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập Hóa đơn điều chỉnh”.
    • Trường hợp 2: Sai sót khác Điều 9 thông tư 32/2011/TT-BTC, cụ thể như sau:

1. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa

Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế, nếu phát hiện sai thì chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua.

Việc huỷ hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thoả thuận. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới theo quy định tại Thông tư này để gửi cho người mua, trên hóa đơn điên tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm.

2.Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua đã giao hàng hóa

Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh sai sót.

Hoá đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn điện tử số…, ký hiệu… Căn cứ vào hoá đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

Những điều khách hàng cần biết khi sử dụng hóa đơn điện tử – phần 1

Hướng dẫn điều chỉnh giảm hóa đơn

CÔNG TY TNHH KẾ TOÁN KIỂM TOÀN GIA MINH

Điện thoại: 0939 45 65 69 – 0868 458 111