Đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu

Đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu

Bảo hiểm xã hội là một phần quan trọng của cuộc sống tài chính của mọi người. Nó đảm bảo rằng bạn và gia đình bạn sẽ có một mạng lưới an toàn trong trường hợp khẩn cấp, bệnh tật hoặc tuổi già. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu ở Việt Nam và tại sao điều này quan trọng.

Cơ sở pháp lý

• Bộ luật Lao động 2019;
• Luật Bảo hiểm xã hội 2014;
• Nghị định 143/2018/NĐ-CP;
• Nghị định 152/2020/NĐ-CP.

Số bảo hiểm xã hội là gì?

Căn cứ Điều 96 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 quy định về sổ bảo hiểm xã hội như sau:

• Sổ bảo hiểm xã hội được cấp cho từng người lao động để theo dõi việc đóng, hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội là cơ sở để giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội theo quy định Luật Bảo hiểm xã hội 2014.
• Đến năm 2020, sổ bảo hiểm xã hội sẽ được thay thế bằng thẻ bảo hiểm xã hội.
• Chính phủ quy định trình tự, thủ tục tham gia và giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội bằng phương thức giao dịch điện tử.

Bảo hiểm xã hội lần đầu là gì?

Bảo hiểm xã hội lần đầu hay còn gọi là bảo hiểm xã hội ban đầu thực chất là một thủ tục nhằm đăng ký mã đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc cho doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp mới thành lập phát sinh lao động, nhân sự cần tiến hành nộp hồ sơ đăng ký để nhận mã đơn vị (mã tham gia bảo hiểm) thông qua thủ tục bảo hiểm xã hội ban đầu.

Vì sao cần đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu?

Về mặt pháp lý

Về mặt pháp lý, tham gia bảo hiểm xã hội là quy định bắt buộc áp dụng với mọi doanh nghiệp có phát sinh quan hệ lao động. Cụ thể, căn cứ quy định tại khoản 1, Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2014:

Người lao động là công dân Việt Nam thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, bao gồm:

• Người làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn, hợp đồng lao động xác định thời hạn, hợp đồng lao động theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn từ đủ 03 tháng đến dưới 12 tháng, kể cả hợp đồng lao động được ký kết giữa người sử dụng lao động với người đại diện theo pháp luật của người dưới 15 tuổi theo quy định của pháp luật về lao động;
• Người làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 01 tháng đến dưới 03 tháng;
• Người quản lý doanh nghiệp, người quản lý điều hành hợp tác xã có hưởng tiền lương

Về mặt phúc lợi cho người lao động

Về mặt phúc lợi, người lao động có phát sinh quan hệ lao động với đơn vị sẽ được đảm bảo an sinh xã hội dựa trên các chính sách mà bảo hiểm xã hội đem lại.

Thực tế cho thấy, trong bối cảnh cạnh tranh nguồn nhân lực gay gắt như hiện nay, việc công ty đảm bảo chính sách phúc lợi sẽ góp phần rất lớn trong việc giữ chân người lao động, khiến người lao động an tâm hơn khi làm việc tại doanh nghiệp có chính sách lương, thưởng, chế độ rõ ràng.

Đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu tại doanh nghiệp

Căn cứ Luật Bảo hiểm Xã hội năm 2014 và Nghị định 143/2018/NĐ-CP, có 2 đối tượng bắt buộc phải tham gia BHXH bắt buộc là người lao động (bao gồm Người lao động là công dân Việt Nam và Người lao động là công dân nước ngoài) và người sử dụng lao động (Người sử dụng lao động), cụ thể như sau:

Người lao động là công dân Việt Nam thuộc đối tượng bắt buộc tham gia BHXH gồm:

• Người làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn, hợp đồng lao động xác định thời hạn, hợp đồng lao động theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn từ đủ 03 tháng đến dưới 12 tháng, kể cả hợp đồng lao động được ký kết giữa người sử dụng lao động với người đại diện theo pháp luật của người dưới 15 tuổi theo quy định của pháp luật về lao động;
• Người làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 01 tháng đến dưới 03 tháng;
• Cán bộ, công chức, viên chức;
• Công nhân quốc phòng, công nhân công an, người làm công tác khác trong tổ chức cơ yếu;
• Sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp quân đội nhân dân; sĩ quan, hạ sĩ quan nghiệp vụ, sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên môn kỹ thuật công an nhân dân; người làm công tác cơ yếu hưởng lương như đối với quân nhân;
• Hạ sĩ quan, chiến sĩ quân đội nhân dân; hạ sĩ quan, chiến sĩ công an nhân dân phục vụ có thời hạn; học viên quân đội, công an, cơ yếu đang theo học được hưởng sinh hoạt phí;
• Người đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng quy định tại Luật Người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng;
• Người quản lý doanh nghiệp, người quản lý điều hành hợp tác xã có hưởng tiền lương;
• Người hoạt động không chuyên trách ở xã, phường, thị trấn.

Người lao động là công dân nước ngoài làm việc tại Việt Nam thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc khi có giấy phép lao động hoặc chứng chỉ hành nghề hoặc giấy phép hành nghề do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp và có hợp đồng lao động không xác định thời hạn, hợp đồng lao động xác định thời hạn từ đủ 01 năm trở lên với người sử dụng lao động tại Việt Nam.

Tuy nhiên, nếu Người lao động là người nước ngoài thuộc một trong các trường hợp sau đây thì không thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc:

• Người lao động nước ngoài di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia và lao động kỹ thuật của một doanh nghiệp nước ngoài đã thành lập hiện diện thương mại trên lãnh thổ Việt Nam, di chuyển tạm thời trong nội bộ doanh nghiệp sang hiện diện thương mại trên lãnh thổ Việt Nam và đã được doanh nghiệp nước ngoài tuyển dụng trước đó ít nhất 12 tháng.
• Người lao động đã đủ tuổi nghỉ hưu theo quy định tại khoản 1 Điều 187 của Bộ luật Lao động 2012.

Đối với Người sử dụng lao động là công dân Việt Nam: Người sử dụng lao động tham gia BHXH bắt buộc bao gồm các đối tượng sau đây có thuê mướn, sử dụng lao động theo hợp đồng lao động:

• Cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân.
• Tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội khác.
• Cơ quan, tổ chức nước ngoài, tổ chức quốc tế hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam.
• Doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh cá thể, tổ hợp tác, tổ chức khác và cá nhân.

Đối với Người sử dụng lao động là công dân nước ngoài: Người sử dụng lao động tham gia BHXH bắt buộc bao gồm các đối tượng sau đây có thuê mướn, sử dụng lao động theo hợp đồng lao động:

• Cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội khác.
• Cơ quan, tổ chức nước ngoài, tổ chức quốc tế hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam.
• Doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh cá thể, tổ hợp tác, tổ chức khác và cá nhân được phép hoạt động kinh doanh theo quy định của pháp luật.

Hồ sơ đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cho người lao động

Đối với mỗi đối tượng khác nhau hồ sơ đăng ký BHXH sẽ khác nhau.

Căn cứ vào điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH có quy định như sau:

Đối với người lao động:

• Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS);
• Trường hợp người lao động được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn: bổ sung Giấy tờ chứng minh (nếu có) theo Phụ lục 03;
• Đối với người lao động nước ngoài có thêm Hợp đồng lao động có thời hạn ở nước ngoài hoặc HĐLĐ được gia hạn kèm theo văn bản gia hạn HĐLĐ hoặc HĐLĐ được ký mới tại nước tiếp nhận lao động theo hợp đồng.

Đối với đơn vị:

• Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS);
• Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNgười lao động, BNN (Mẫu D02-TS);
• Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).

Lưu ý:

• Mẫu TK3-TS mục đích là để doanh nghiệp đăng ký cấp mã đơn vị cho lần tham gia BHXH đầu tiên;
• Mẫu D02-TS mục đích kê khai danh sách lao động đủ điều kiện tham gia BHXH (Bắt buộc phải có)
• Mẫu TK1-TS áp dụng đối với người tham gia chưa được cấp mã số BHXH và thay đổi thông tin (kèm phụ lục thành viên hộ gia đình)
• Mẫu D01-TS mục đích tổng hợp hồ sơ, giấy tờ của đơn vị, người tham gia làm căn cứ để truy thu BHXH, BHYT, BHTN (Đối với trường hợp đơn vị khai báo tăng muộn đối tượng tham gia BHXH)

Ngoài các hồ sơ nêu trên, doanh nghiệp cần chuẩn bị thêm các giấy tờ sau để làm căn cứ điền thông tin:

• Hợp đồng lao động
• Sổ hộ khẩu, CMT của người lao động

Thủ tục đăng ký tham gia BHXH lần đầu cho doanh nghiệp

Căn cứ theo quy định tại Quyết định số 595/QĐ-BHXH thủ tục làm BHXH lần đầu cho doanh nghiệp, đơn vị gồm các bước như sau:

Bước 1. Lập hồ sơ đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu

Doanh nghiệp thực hiện lần lượt các bước sau:

• Ghi mã số BHXH vào các mẫu biểu tương ứng đối với người lao động đã được cấp mã số BHXH;
• Hướng dẫn người lao động lập Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS) đối với người lao động chưa được cấp được mã số BHXH (kể cả người lao động không nhớ mã số BHXH).
• Lập 01 bộ hồ sơ “Đăng ký, điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN, BHTNgười lao động- BNN; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT” theo quy định 

Bước 2: Nộp hồ sơ đã lập

Doanh nghiệp, đơn vị sử dụng lao động và người lao động làm việc ở nước ngoài đóng trực tiếp cho cơ quan BHXH lựa chọn nộp hồ sơ theo một trong 3 hình thức sau:

• Qua giao dịch BHXH điện tử;
• Qua dịch vụ bưu chính công ích;
• Trực tiếp tại cơ quan BHXH.

Trường hợp doanh nghiệp, đơn vị thực hiện nộp hồ sơ qua giao dịch điện tử thì thực hiện lập hồ sơ bằng phần mềm kê khai của BHXH Việt Nam hoặc của Tổ chức I-VAN; Ký điện tử trên hồ sơ và gửi đến Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam hoặc qua Tổ chức I-VAN.

Bước 3: Nhận kết quả do cơ quan BHXH đã giải quyết.

Sau khi nộp hồ sơ theo quy định cho cơ quan BHXH doanh nghiệp chờ nhận kết quả giải quyết. Thời gian nhận kết quả không quá 5 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.

Những khó khăn khi tham gia bảo hiểm xã hội ban đầu

Phần lớn, doanh nghiệp mới thành lập gặp những khó khăn sau khi tự làm hồ sơ đăng ký bảo hiểm xã hội:

Khai báo thông tin không chính xác

Khi làm việc với cơ quan hành chính, doanh nghiệp cần cẩn thận khai báo thông tin. Trong trường hợp có thông tin sai sót, cơ quan bảo hiểm sẽ yêu cầu doanh nghiệp thực hiện lại và nộp hồ sơ lại từ đầu. Điều này khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian để nhận được kết quả hồ sơ.

Mất nhiều thời gian cho việc tìm hiểu cách thức và làm hồ sơ

Quy định, thủ tục hành chính mới đang trong giai đoạn được cập nhật liên tục nhằm hướng đến quy trình hạn chế thủ tục, đơn giản hồ sơ. Tuy nhiên, chính việc thay đổi ấy đã và đang khiến thông tin hướng dẫn trên mạng internet nhanh chóng “lỗi thời”, dẫn đến nhiều doanh gặp khó trong hồ sơ và thủ tục.

Do đó, doanh nghiệp mới thành lập chưa quen với hồ sơ hành chính cần dành nhiều thời gian để tìm hiểu về cách thức soạn lập hồ sơ theo quy định.

Tốn kém chi phí soạn, lập hồ sơ, chi phí đi lại làm hồ sơ

Từ vấn đề không rõ cách thức soạn lập hồ sơ dẫn đến hồ sơ bị từ chối, yêu cầu lập và nộp lại từ đầu. Chi phí doanh nghiệp dành cho thủ tục tưởng chừng như đơn giản này lại tăng nhẹ.

Đăng ký tham gia bảo hiểm thành công nhưng không có nhân sự chuyên trách theo dõi hồ sơ

Một vài doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa đủ nhân sự chuyên trách mảng bảo hiểm và chính sách phúc lợi xã hội đã đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội thành công nhưng không theo dõi và cập nhật hồ sơ phát sinh. Đây là một trong những lỗi dẫn đến thanh tra, truy thu.

Không thực hiện hồ sơ phát sinh nhằm đảm bảo phúc lợi cho người lao động

Trong quá trình hoạt động kinh doanh, người lao động trong doanh nghiệp có thể gặp tình trạng đau ốm, hoặc bước vào thời kỳ thai sản,… đây là lúc các chính sách an sinh xã hội cần được thực hiện để giữ chân người lao động.

Doanh nghiệp không có nhân sự chuyên trách sẽ khó chu toàn được vấn đề này. Dẫn đến các mâu thuẫn phát sinh giữa người lao động và doanh nghiệp.

Do không nắm rõ quy định nên khi thanh tra định kỳ thường bị truy thu các khoản phí, lãi

Một vài doanh nghiệp không nắm rõ quy định, vẫn tham gia bảo hiểm xã hội nhưng không cập nhật các phát sinh như tăng giảm lao động hay tham gia sai mức lương tham gia – không tuân theo quy tắc thang bảng lương.

Do vậy, thanh tra định kỳ của bảo hiểm xã hội được thực hiện nhằm mục đích đảm bảo doanh nghiệp hạn chế sai phạm trên. Dẫn đến vô số trường hợp các doanh nghiệp vẫn tham gia bảo hiểm xã hội nhưng không nắm rõ quy định thường bị truy thu các khoản phí, lãi chậm đóng, truy thu mà không hiểu nguyên do từ đâu.

Mức xử phạt vi phạm chậm nộp BHXH, BHYT, BHTN của doanh nghiệp

Theo Điều 38 Nghị định 28/2020/NĐ/CP ngày 01/03/2020 về quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, BHXH như sau:

Một số lưu ý khi làm hồ sơ đăng ký tham gia BHXH lần đầu của doanh nghiệp.

Theo quy định tại điều 99 Luật BHXH năm 2014, trong thời gian 30 ngày kể từ thời điểm Người lao động và doanh nghiệp giao kết hợp đồng lao động, Người sử dụng lao động cần chuyển hồ sơ báo tăng Người lao động cho cơ quan Bảo hiểm xã hội.

Khi thay đổi địa chỉ khác quận hay khác tỉnh, doanh nghiệp phải phải báo giảm nhân viên và chốt sổ BHXH cho nhân viên. Và khi qua quận, huyện, tỉnh mới doanh nghiệp phải đăng ký xin cấp lại mã đơn vị BHXH mới và nộp hồ sơ BHXH lần đầu. Trừ 1 số doanh nghiệp có cơ quan quản lý là BHXH cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương thì khi nào chuyển tỉnh thì mới làm lại hồ sơ còn trong tỉnh hay trong thành phố thì không cần.

Sau khi doanh nghiệp báo tăng lao động, đối với những lao động đã có sổ BHXH thì sẽ chỉ được cấp thẻ bảo hiểm y tế, còn nếu mất sổ BHXH thì phải làm thêm hồ sơ xin cấp lại sổ cho Người lao động.

Đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu là một bước quan trọng để bảo vệ tài chính của bạn và gia đình. Nó đảm bảo rằng bạn sẽ có nguồn thu nhập trong trường hợp khẩn cấp và giúp bạn có cuộc sống ổn định. Hãy đăng ký ngay để đảm bảo tương lai của bạn.

CÔNG TY TNHH KẾ TOÁN KIỂM TOÁN GIA MINH  

Hotline: 0932 785 561 – 0868 458 111 

Zalo: 0932 890 675

Gmail: dvgiaminh@gmail.com 

Website: giayphepgm.com – dailythuegiaminh.com