Giải thể văn phòng đại diện

404
13/06/2023

Trong quá trình hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp có thể đặt văn phòng đại diện tại một số địa điểm khác nhau để phục vụ cho hoạt động kinh doanh của mình.

Tuy nhiên, khi các hoạt động kinh doanh tại địa phương đó không còn cần thiết hoặc doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc duy trì hoạt động của văn phòng đại diện, việc giải thể văn phòng đại diện là một trong những giải pháp được áp dụng để giảm chi phí và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.Bài viết này Gia Minh sẽ trình bày cho các bạn về thủ tục giải thể văn phòng đại diện

Mục lục

Văn phòng đại diện là gì?

Văn phòng đại diện là một loại hình tổ chức hoạt động của doanh nghiệp, được thành lập để đại diện cho doanh nghiệp trong một khu vực cụ thể. Văn phòng đại diện không phải là một thực thể độc lập về mặt pháp lý, mà là một đơn vị tài chính, quản lý và kinh doanh thuộc sự quản lý của doanh nghiệp gốc.

Tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí, gửi ngay hồ sơ đến hộp thư: dvgiaminh@gmail.com

Hoặc nhấc máy lên, Gọi ngay cho chúng tôi: 0939 456 569 - 0936 146 055 (zalo).

Văn phòng đại diện được thành lập với mục đích thực hiện một số hoạt động của doanh nghiệp gốc tại địa phương, bao gồm:

Tìm kiếm thị trường mới: Văn phòng đại diện có thể thực hiện các hoạt động liên quan đến tìm kiếm thị trường mới, nghiên cứu thị trường và đánh giá khả năng tiếp cận với khách hàng mới.

Xây dựng mối quan hệ với khách hàng: Văn phòng đại diện có thể xây dựng mối quan hệ với khách hàng trong khu vực đó để giúp doanh nghiệp gốc mở rộng mạng lưới khách hàng.

Hỗ trợ khách hàng: Văn phòng đại diện có thể hỗ trợ khách hàng trong vấn đề liên quan đến sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp gốc.

Quản lý các hoạt động kinh doanh: Văn phòng đại diện có thể quản lý các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp gốc tại địa phương.

Thực hiện các hoạt động quảng cáo và marketing: Văn phòng đại diện có thể thực hiện các hoạt động quảng cáo và marketing để quảng bá thương hiệu của doanh nghiệp gốc tại địa phương.

Đại diện cho doanh nghiệp gốc tại địa phương: Văn phòng đại diện là đại diện cho doanh nghiệp gốc tại địa phương để thực hiện các hoạt động kinh doanh và quản lý tài chính.

Tuy nhiên, văn phòng đại diện không được phép thực hiện các hoạt động kinh doanh chính, mà chỉ có thể thực hiện các hoạt động hỗ trợ và đại diện cho doanh nghiệp gốc tại địa phương.

Khi nào doanh nghiệp phải giải thể văn phòng đại diện?

Do văn phòng đại diện không tạo ra lợi nhuận nên trong trường hợp doanh nghiệp gặp khó khăn trong triển khai hoạt động kinh doanh, thay đổi chiến lược kinh doanh thì công ty hoàn toàn có thể chủ động giải thể văn phòng đại diện để giảm bớt gánh nặng tài chính.

Ngoài ra, theo quy định tại Khoản 1 Điều 213 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện trong các trường hợp sau:

Do công ty mẹ giải thể nên văn phòng đại diện phải giải thể theo;
Phải giải thể do hết thời hạn hoạt động ghi trong giấy phép thành lập văn phòng đại diện mà doanh nghiệp không tiếp tục gia hạn;
Phải giải thể do bị cơ quan nhà nước có thẩm quyền thu hồi giấy phép hoạt động hoặc không gia hạn giấy phép hoạt động của văn phòng đại diện;
Phải giải thể do hoạt động của văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết ghi trong giấy phép thành lập văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật.

Các trường hợp chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện

Có một số trường hợp chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện của một doanh nghiệp. Dưới đây là một số ví dụ phổ biến:

Chấm dứt hoạt động kinh doanh: Doanh nghiệp quyết định dừng hoạt động kinh doanh chính hoặc chuyển đổi hình thức thành công ty con hoặc chi nhánh. Trong trường hợp này, văn phòng đại diện không còn cần thiết và sẽ được giải thể.

Quyết định doanh nghiệp: Doanh nghiệp có thể quyết định giải thể văn phòng đại diện tại một quốc gia cụ thể do các lý do nội bộ, chẳng hạn như thay đổi chiến lược kinh doanh, tái cấu trúc tổ chức hoặc sự thay đổi trong môi trường kinh doanh.

Khi không còn nhu cầu hoạt động: Doanh nghiệp có thể quyết định giải thể văn phòng đại diện tại một quốc gia nếu không còn nhu cầu hoạt động trong khu vực đó, ví dụ như sự thay đổi trong chiến lược toàn cầu hoặc thị trường địa phương không phát triển như kỳ vọng.

Vi phạm pháp luật hoặc yêu cầu không tuân thủ: Nếu doanh nghiệp vi phạm các quy định pháp luật hoặc không tuân thủ các yêu cầu hoạt động của văn phòng đại diện theo quy định của quốc gia đó, chính quyền có thể yêu cầu giải thể văn phòng đại diện.

Quy định về chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện có thể khác nhau tùy thuộc vào pháp luật của từng quốc gia. Do đó, doanh nghiệp nên tham khảo quy định cụ thể tại địa phương và tuân thủ các quy trình pháp lý để giải thể văn phòng đại diện một cách hợp pháp.

Lưu ý cần biết khi giải thể văn phòng đại diện công ty, doanh nghiệp

Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày có quyết định thu hồi giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục giải thể doanh nghiệp (trừ trường hợp bị thu hồi giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện do cưỡng chế nợ thuế).

Trường hợp doanh nghiệp giải thể văn phòng đại diện nhưng không thông báo cho Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ bị phạt tiền từ 20.000.000 – 30.000.000 đồng (Điều 54 Nghị định số 122/2021/NĐ-CP).

Doanh nghiệp cần đảm bảo công ty đã hoàn tất mọi nghĩa vụ thuế của văn phòng đại diện cho cơ quan thuế và được cơ quan thuế xác nhận đã hoàn tất nghĩa vụ thuế.

Doanh nghiệp nên tuân thủ 3 nguyên tắc sau khi giải thể văn phòng đại diện:

Đảm bảo về tính chính xác, trung thực của hồ sơ.

Đảm bảo hoàn tất mọi nghĩa vụ thuế liên quan cho cơ quan thuế;

Thực hiện thông báo cho Phòng Đăng ký kinh doanh khi giải thể văn phòng đại diện công ty;

Các công việc cần thực hiện khi giải thể văn phòng đại diện công ty

Khi giải thể văn phòng đại diện của một công ty, có một số công việc cần được thực hiện. Dưới đây là một danh sách các công việc quan trọng:

Thông báo cho các bên liên quan: Công ty cần thông báo chính thức về quyết định giải thể văn phòng đại diện cho các bên liên quan, bao gồm chính quyền địa phương, các đối tác kinh doanh, khách hàng, nhà cung cấp và nhân viên.

Xử lý các hợp đồng và cam kết: Công ty cần xem xét và xử lý các hợp đồng và cam kết mà văn phòng đại diện đã đưa ra. Điều này có thể bao gồm việc chấm dứt hợp đồng, thanh toán các khoản phí còn lại hoặc chuyển giao cam kết cho các bên liên quan.

Thực hiện các thủ tục pháp lý: Công ty cần tuân thủ các quy định pháp luật và thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan đến giải thể văn phòng đại diện. Điều này có thể bao gồm việc nộp các tài liệu và báo cáo yêu cầu cho cơ quan chức năng, hủy bỏ đăng ký kinh doanh và các quy trình pháp lý khác.

Xử lý tài chính và thuế: Công ty cần giải quyết tất cả các vấn đề tài chính và thuế liên quan đến văn phòng đại diện. Điều này có thể bao gồm việc thanh toán các khoản nợ còn lại, xử lý hồ sơ thuế và báo cáo tài chính cuối cùng.

Đóng cửa và thanh lý tài sản: Công ty cần thực hiện các hoạt động đóng cửa và thanh lý tài sản của văn phòng đại diện. Điều này có thể bao gồm việc thu hồi và bàn giao tài sản, hủy bỏ hợp đồng thuê mặt bằng và xử lý các tài sản cố định và nguồn lực khác.

Báo cáo và ghi chép: Công ty nên đảm bảo việc báo cáo và ghi chép đầy đủ và chính xác liên quan đến giải thể văn phòng đại diện. Các báo cáo tài chính, báo cáo thuế và các tài liệu liên quan khác cần

Quy trình thủ tục giải thể văn phòng đại diện

Những lưu ý khi giải thể văn phòng đại diện

Bên cạnh thủ tục giải thể văn phòng đại diện thì khi chấm dứt hoạt động VPĐD, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề sau:

– Nếu văn phòng đại diện công ty ngừng hoạt động kinh doanh hơn 1 năm mà không thực hiện thông báo với Phòng đăng ký kinh doanh cũng như cơ quan thuế, thì sẽ bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động. Trường hợp này, doanh nghiệp nên làm thủ tục tạm ngừng kinh doanh văn phòng đại diện để tránh bị thu hồi giấy phép hoạt động, nếu khi ngừng kinh doanh mà không muốn giải thể.

– Trong trường hợp doanh nghiệp có văn phòng đại diện tại nước ngoài, thì phải tiến hành giải thể theo quy định của nước đó.

Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải thông báo lên Phòng đăng ký kinh doanh, trực thuộc nơi đặt trụ sở chính về việc chấm dứt hoạt động VPĐD trong vòng 30 ngày kể từ ngày ngưng hoạt động.

– Trường hợp công ty nước ngoài muốn giải thể văn phòng đại diện tại Việt Nam thì cần đảm bảo rằng đã hoàn tất mọi nghĩa vụ về thuế, về việc chấm dứt hợp đồng lao động, thông báo chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện đến người lao động, thực hiện đầy đủ việc trả lương cũng như thanh lý các khoản nợ, các hợp đồng thuê nhà, cung cấp dịch vụ các bên.

Các trường hợp giải thể văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Văn phòng đại diện công ty nước ngoài có thể được giải thể theo yêu cầu của doanh nghiệp nước ngoài

Khi hết thời hạn đăng ký kinh doanh văn phòng đại diện nhưng doanh nghiệp nước ngoài không muốn gia hạn

Khi hết thời hạn đăng ký kinh doanh văn phòng đại diện nhưng không được phép gia hạn.

Trường hợp bị bắt buộc giải thể hay thu hồi giấy phép hoạt động văn phòng đại diện.

Quy trình thủ tục giải thể văn phòng đại diện có thể khác nhau tùy theo quốc gia và pháp luật địa phương. Tuy nhiên, dưới đây là một hướng dẫn tổng quát về quy trình thủ tục giải thể văn phòng đại diện của một công ty:

Đưa ra quyết định giải thể: Hội đồng quản trị hoặc cơ quan quản lý của công ty đưa ra quyết định chính thức về việc giải thể văn phòng đại diện. Quyết định này phải được ghi chép và thông báo rõ ràng cho tất cả các bên liên quan.

Thông báo và xin phép: Công ty phải thông báo cho các cơ quan chức năng, bao gồm cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan thuế và cơ quan quản lý địa phương, về quyết định giải thể văn phòng đại diện. Trong một số trường hợp, có thể cần xin phép hoặc cung cấp các tài liệu bổ sung.

Xử lý hợp đồng và cam kết: Công ty cần xem xét và xử lý các hợp đồng và cam kết mà văn phòng đại diện đã đưa ra. Điều này có thể bao gồm việc chấm dứt hợp đồng, thanh toán các khoản phí còn lại hoặc chuyển giao cam kết cho các bên liên quan.

Đóng cửa và thanh lý tài sản: Công ty cần thực hiện các hoạt động đóng cửa và thanh lý tài sản của văn phòng đại diện. Điều này có thể bao gồm thu hồi và bàn giao tài sản, hủy bỏ hợp đồng thuê mặt bằng và xử lý các tài sản cố định và nguồn lực khác.

Ghi chép và báo cáo: Công ty cần đảm bảo việc ghi chép và báo cáo đầy đủ và chính xác liên quan đến quá trình giải thể

Quy trình thủ tục giải thể văn phòng đại diện

Bước 1: Tiến hành đóng mã số thuế văn phòng đại diện

Để tiến hành đóng mã số thuế văn phòng đại diện, bạn cần thực hiện các bước sau:

Thu thập thông tin: Liên hệ với cơ quan thuế hoặc chi cục thuế địa phương để thu thập thông tin cần thiết về quy trình và yêu cầu để đăng ký mã số thuế văn phòng đại diện. Đảm bảo rằng bạn có đầy đủ thông tin về công ty, đại diện pháp lý, địa chỉ, thông tin liên lạc và các tài liệu cần thiết.

Chuẩn bị tài liệu: Lập hồ sơ đầy đủ bao gồm các tài liệu sau:

Đơn đăng ký đóng mã số thuế văn phòng đại diện.

Giấy phép hoạt động công ty.

Bản sao công chứng của quyết định về việc thành lập công ty và ủy quyền cho đại diện pháp lý.

Bản sao công chứng của giấy tờ chứng minh danh tính của đại diện pháp lý và các tài liệu liên quan.

Nộp hồ sơ: Gửi hồ sơ đăng ký đóng mã số thuế văn phòng đại diện đến cơ quan thuế hoặc chi cục thuế địa phương. Đảm bảo rằng hồ sơ đã được điền đầy đủ thông tin và có bản sao chứng thực của các tài liệu cần thiết.

Xem xét và xác nhận: Cơ quan thuế sẽ xem xét hồ sơ của bạn và tiến hành quá trình xác nhận. Họ có thể yêu cầu thêm thông tin hoặc thực hiện cuộc kiểm tra tại văn phòng đại diện của công ty.

Cấp mã số thuế văn phòng đại diện: Sau khi hoàn thành quy trình xem xét, cơ quan thuế sẽ cấp mã số thuế văn phòng đại diện cho công ty của bạn.

Quá trình đóng mã số thuế văn phòng đại diện có thể khác nhau tùy thuộc vào quy định và quy trình tại quốc gia hoặc khu vực của bạn. Để đảm bảo rằng bạn thực hiện đúng quy trình và yêu cầu pháp lý, nên tham khảo thông tin chi tiết từ cơ quan thuế địa phương hoặc tư vấn từ luật sư hoặc chuyên gia pháp lý.

Hồ sơ chấm dứt mã số thuế văn phòng đại diện

Để chấm dứt mã số thuế văn phòng đại diện, bạn cần chuẩn bị các hồ sơ và thực hiện các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Đơn đề nghị chấm dứt mã số thuế văn phòng đại diện (theo mẫu của cơ quan thuế)

Bản sao giấy phép thành lập văn phòng đại diện

Bản sao giấy phép kinh doanh của công ty

Bản sao giấy phép đăng ký thuế của công ty

Bản sao quyết định của công ty về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện (nếu có)

Bước 2: Nộp hồ sơ

Chuyển hồ sơ đến cơ quan thuế có thẩm quyền (thường là Chi cục Thuế hoặc Phòng Thuế)

Lưu ý: Có thể yêu cầu phải nộp trực tiếp hoặc qua bưu điện.

Bước 3: Kiểm tra hồ sơ

Cơ quan thuế sẽ kiểm tra hồ sơ của bạn để đảm bảo đầy đủ các thông tin và giấy tờ cần thiết.

Bước 4: Chấm dứt mã số thuế

Nếu hồ sơ của bạn đầy đủ và đáp ứng các quy định của cơ quan thuế, mã số thuế của văn phòng đại diện sẽ được chấm dứt và công ty sẽ không còn phải nộp thuế cho văn phòng đại diện này.

Lưu ý: Thời gian xử lý hồ sơ và chấm dứt mã số thuế có thể khác nhau tùy vào từng cơ quan thuế và quy định của địa phương.

Quy trình và thủ tục giải thể văn phòng đại diện

Bước 2: Tiến hành làm thủ tục hồ sơ trả con dấu văn phòng đại diện

Để tiến hành làm thủ tục hồ sơ trả con dấu văn phòng đại diện, bạn có thể thực hiện các bước sau:

Thu thập thông tin: Liên hệ với cơ quan quản lý về doanh nghiệp hoặc cơ quan thuế để thu thập thông tin về quy trình và yêu cầu để trả con dấu văn phòng đại diện. Đảm bảo rằng bạn có đầy đủ thông tin về quy định, hồ sơ cần chuẩn bị và các bước cụ thể.

Chuẩn bị tài liệu: Lập hồ sơ đầy đủ bao gồm các tài liệu sau:

Đơn yêu cầu trả con dấu văn phòng đại diện.

Giấy phép hoạt động công ty.

Bản sao công chứng của quyết định về việc thành lập công ty và ủy quyền cho đại diện pháp lý.

Bản sao công chứng của giấy tờ chứng minh danh tính của đại diện pháp lý và các tài liệu liên quan.

Nộp hồ sơ: Gửi hồ sơ yêu cầu trả con dấu văn phòng đại diện đến cơ quan quản lý về doanh nghiệp hoặc cơ quan thuế. Đảm bảo rằng hồ sơ đã được điền đầy đủ thông tin và có bản sao chứng thực của các tài liệu cần thiết.

Xem xét và xác nhận: Cơ quan quản lý về doanh nghiệp hoặc cơ quan thuế sẽ xem xét hồ sơ của bạn và tiến hành quá trình xác nhận. Họ có thể yêu cầu thêm thông tin hoặc thực hiện cuộc kiểm tra tại văn phòng đại diện của công ty.

Trả con dấu văn phòng đại diện: Sau khi hoàn thành quy trình xem xét, cơ quan quản lý về doanh nghiệp hoặc cơ quan thuế sẽ trả lại con dấu văn phòng đại diện cho công ty của bạn.

Quá trình làm thủ tục hồ sơ trả con dấu văn phòng đại diện có thể khác nhau tùy thuộc vào quy định và quy trình tại quốc gia hoặc khu vực của bạn. Để đảm bảo rằng bạn thực hiện đúng quy trình và yêu cầu pháp lý, nên tham khảo thông tin chi tiết từ cơ quan quản lý về doanh nghiệp