Hướng dẫn đăng ký thay đổi địa điểm kinh doanh qua mạng

131
12/09/2023

Khi bạn quyết định thay đổi địa điểm kinh doanh qua mạng, điều quan trọng nhất là đảm bảo quá trình này diễn ra một cách suôn sẻ và hợp pháp. Bài viết này sẽ hướng dẫn đăng ký thay đổi địa điểm kinh doanh qua mạng tại Việt Nam.

Hướng dẫn nộp hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh trực tuyến

Mục lục

Căn cứ pháp lý

Luật doanh nghiệp 2020

Dịch vụ thay đổi địa điểm kinh doanh là gì?

Dịch vụ thay đổi địa điểm kinh doanh là thủ tục hành chính được thực hiện tại Sở kế hoạch đầu tư để ghi nhận địa chỉ công ty mới trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đầu tiên doanh nghiệp sẽ phải thực hiện những thủ tục thay đổi địa chỉ với cơ quan thuế trước khi thay đổi địa chỉ công ty trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đổi dấu công ty và thay đổi hóa đơn khi thay đổi địa chỉ công ty khác quận/huyện/tỉnh/thành phố.

Tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí, gửi ngay hồ sơ đến hộp thư: dvgiaminh@gmail.com

Hoặc nhấc máy lên, Gọi ngay cho chúng tôi: 0939 456 569 - 0936 146 055 (zalo).

Thay đổi tên địa điểm kinh doanh thế nào?

Doanh nghiệp được thay đổi tên gọi của địa điểm kinh doanh theo các tên mong muốn. Nhiều chủ doanh nghiệp muốn đặt địa điểm kinh doanh là: Xưởng sản xuất, Trung tâm tiếng Anh Ba Đình,… Pháp luật cho phép doanh nghiệp thực hiện thủ tục thay đổi tên địa điểm kinh doanh miễn sao đảm bảo:

Tên địa điểm kinh doanh phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, ký hiệu, chữ số, các chữ cái F, J, Z, W
Tên địa điểm kinh doanh phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Địa điểm kinh doanh”.
Tên địa điểm kinh doanh phải được viết hoặc gắn tại địa điểm kinh doanh.

Vì sao cần sớm thông báo chuyển địa điểm kinh doanh?

Theo Gia Minh, thông báo chuyển địa điểm kinh doanh là thủ tục quan trọng đặc biệt với các công ty cung ứng dịch vụ bởi việc khách hàng liên hệ địa điểm doanh nghiệp mà không thấy có hoạt động sẽ dẫn đến nhiều vấn đề tiêu cực. Thêm nữa:

Thông báo chuyển địa điểm kinh doanh là nghĩa vụ bắt buộc trong việc đăng ký thông tin doanh nghiệp.
Không khai báo thay đổi địa điểm kinh doanh thì doanh nghiệp có thể bị đóng hai lần lệ phí môn bài cho cả địa điểm kinh doanh mới và địa điểm kinh doanh đã dừng hoạt động.
Việc kê khai chi phí thuê địa điểm kinh doanh có thể gặp vướng mắc với cơ quan thuế, gặp vướng mắc với chi cục hải quan (Với các công ty xuất nhập khẩu) nếu doanh nghiệp có hoạt động xuất nhập khẩu.

Những việc cần làm trước khi thực hiên thay đổi đăng ký kinh doanh qua mạng

Để có thể thực hiện việc thay đổi đăng ký kinh doanh qua mạng, trước hết, doanh nghiệp cần xác định nội dung mà doanh nghiệp dự định thay đổi đó là gì? Thay đổi tên công ty, địa chỉ trụ sở, bổ sung ngành nghề kinh doanh hay thay đổi vốn điều lệ….

Sau đó, cần chuyển việc xác định nội dung thay đổi đó thành văn bản và lập thành một bộ hồ sơ hoàn chỉnh cho việc thay đổi đăng ký kinh doanh.

Bộ hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh bao gồm các văn bản sau :

Thông báo thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh
Quyết đinh của chủ sở hữu công ty ( Công ty TNHH 1 thành viên), hội đồng thành viên ( Công ty TNHH 2 thành viên ) , Quyết định của đại hội đồng cổ đông ( Công ty cổ phần)
Biên bản họp của đại hội đồng cổ đông hoặc hội đồng quản trị công ty cổ phần\
Bản sao có chứng thực các giấy tờ cá nhân như chứng minh nhân dân, hộ chiếu, căn cước công dân của cá nhân khi có sự thay đổi như thay đổi người đại diện theo pháp luật, thay đổi thành viên công ty,….
Văn bản ủy quyền cho người đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các thủ tục đăng ký thay đổi đăng ký kinh doanh

Quy trình thay đổi địa điểm kinh doanh năm 2023

Quy trình thay đổi địa chỉ công ty sẽ được thực hiện theo các bước sau đây:

Bước 1: Chốt thuế khi thay đổi địa chỉ công ty khác quân/huyện/tỉnh/thành phố

Trong bước này, với những công ty thay đổi địa chỉ khác quận và khác tỉnh sẽ phải nộp thông báo theo mẫu số 08 tới cơ quan thuế đang quản lý doanh nghiệp để tiến hành thủ tục “chốt” thuế quận/huyện/tỉnh cũ và xin công văn xin chuyển sang quận/huyện/tỉnh/thành phố mới.

Thời gian thực hiện thủ tục này thông thường kéo dài tư 5-10 ngày làm việc tính từ ngày nộp hồ sơ đăng ký.

Lưu ý: Với các công ty tiến hành thay đổi địa chỉ trụ sở chính cùng quận/huyện sẽ không cần phải tiến hành thủ tục này.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở công ty

Sau khi hoàn thành việc chốt thuế quận/huyện/tỉnh/thành phố cũ và có công văn của cơ quan thuế cho chuyển sang địa chỉ mới, doanh nghiệp sẽ soạn thảo hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty để tiến hành thay đổi đăng ký kinh doanh với nội dung thay đổi địa chỉ.

Bước 3: Nộp hồ sơ chuyển trụ sở chính doanh nghiệp tới Phòng Đăng ký kinh doanh

Việc nộp hồ sơ sẽ được thực hiện trực tuyến, sau khi hồ sơ được chấp nhận hợp lệ sẽ tiến hành thủ tục nộp hồ sơ giấy tới cơ quan đăng ký

Bước 4: Phòng Đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ thay đổi địa chỉ

Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký, phòng đăng ký kinh doanh sẽ xem xét tính hợp lệ của hồ sơ trước khi đồng ý và cấp giấy chứng nhận đã thay đổi địa chỉ công ty

Bước 5: Cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh ghi nhận địa chỉ mới công ty

Trường hợp hồ sơ của doanh nghiệp hợp lệ sẽ tiến hành nộp hồ sơ giấy tại Sở kế hoạch đầu tư để nhận kết quả là giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Hướng dẫn đăng ký thay đổi địa điểm kinh doanh qua mạng

Những việc cần làm trước khi thực hiên thay đổi đăng ký kinh doanh qua mạng

Những nội dung cần lưu ý về thành phần hồ sơ nộp qua mạng?

Thông báo thay đổi đăng ký kinh doanh nội dung thay đổi trụ sở doanh nghiệp
Quyết định của chủ sở hữu công ty
Biên bản họp đại hội đồng cổ đông công ty (Nếu có)
Văn bản ủy quyền thực hiện
Văn bản chốt thuế (Nếu thay đổi trụ sở khác quận)

Thủ tục thay đổi địa điểm kinh doanh online

Bước 1: Tiến hành đăng nhập hệ thống tài khoản đăng ký kinh doanh, Lựa chọn các nội dung liên quan đến thay đổi trụ sở công ty.

Thực hiện đăng nhập vào hệ thống trang đăng ký kinh doanh qua mạng: https://dangkykinhdoanh.gov.vn
Lựa chọn nộp hồ sơ bằng tài khoản đăng ký kinh doanh
Lựa chọn mực thay đổi đăng ký kinh doanh
Nhập thông tin mã số thuế doanh nghiệp
Lựa chọn đăng ký thay đổi nội dung đăng ký trên giấy phép kinh doanh
Lựa chọn các văn bản trong hồ sơ để tải lên nộp trực tuyến

Bước 2: Nhập thông tin các trường dữ liệu và đính kèm hồ sơ lên mạng

Nhập thông tin trường dữ liệu và đính kèm hồ sơ lên mạng trực tuyến

Bước 3: Ký xác thực hồ sơ, thanh toán và hoàn tất quy trình nộp hồ sơ thay đổi trụ sở công ty qua mạng

Sau khi hoàn tất các trường nhập dữ liệu, nhấn chuẩn bị nộp hồ sơ trực tuyến
Lựa chọn địa bàn thụ lý hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh sau đó xác nhận
Tiến hành kỹ xác thực tài khoản bằng tài khoản đăng ký kinh doanh khi đăng nhập, sau đó thanh toán lệ phí nhà nước nộp qua mạng là hoàn tất quá trình nộp hồ sơ qua mạng.

Nộp hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh trực tuyến (Online)

Nộp hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh qua mạng như thế nào?

Sau khi đã nhập thông tin hồ sơ xong, khách hàng scan tất cả văn bản hay giấy tờ trong bộ hồ sơ và để ở định dạng .pdf sau đó gắn toàn bộ file văn bản đó lên hồ sơ đã nhập thông tin.

Lưu ý: Khách hàng phải để tên của file scan đúng với tên của các văn bản hồ sơ giấy.

Bước cuối cùng trong việc nộp hồ sơ qua mạng đó là khi doanh nghiệp đã nhập thông tin hồ sơ và gắn bản scan hồ sơ giấy đầy đủ, khách hàng tiến hành ký số và nộp hồ sơ để chuyên viên xử lý hồ sơ.

Trong thời gian 3- 5 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ, chuyên viên sẽ xử lý hồ sơ nộp qua mạng của doanh nghiệp. Nếu hồ sơ sai sót , cần sửa đổi, chuyên viên sẽ thông báo ngay tới doanh nghiệp để sửa và nộp lại qua mạng. Chỉ khi hồ sơ hoàn chỉnh và không còn sai sót, doanh nghiệp mới cầm bản giấy tới nộp trực tiếp.

Thủ tục thuế khi thay đổi địa điểm kinh doanh như thế nào?

Theo quy định tại Khoản 2, Điều 8, Nghị định 83/2013/NĐ-CP và Khoản 1, Điều 40, Nghị định 78/2015/NĐ-CP, các doanh nghiệp trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ công ty có nghĩa vụ hoàn tất mọi thủ tục với cơ quan thuế. Cụ thể, doanh nghiệp có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản thuế còn nợ. Đồng thời, đề nghị cơ quan thuế hoàn trả các khoản thuế nộp thừa, thuế giá trị gia tăng chưa khấu trừ hết…

Nếu thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty trong cùng tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, đồng nghĩa với việc không thay đổi cơ quan thuế quản lý. Nhưng nếu ngược lại, doanh nghiệp chuyển đổi địa chỉ đến tỉnh, thành phố khác sẽ dẫn đến việc thay đổi cơ quan thuế quản lý. Lúc này, doanh nghiệp ngoài các nghĩa vụ nêu trên còn phải soạn thảo hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế gửi đến cơ quan thuế nơi chuyển đi và nơi chuyển đến.

Hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế tại nơi chuyển đi:

01 Tờ khai theo mẫu 08-MST quy định tại Thông tư 95/2016/TT-BTC
01 Bản sao giấy phép thành lập và hoạt động do cơ quan có thẩm quyền cập theo địa chỉ mới (Nếu người thực hiện hồ sơ là các tổ chức kinh tế, hộ gia đình, cá nhân…)
Một số tài liệu khác theo từng trường hợp cụ thể

Hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế tại nơi chuyển đến

Nếu đối tượng soạn thảo hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế là doanh nghiệp sẽ thực hiện tại cơ quan đăng ký kinh doanh theo Nghị định 78/2015/NĐ-CP. Trường hợp đối tượng soạn thảo hồ sơ là các tổ chức kinh tế, hộ gia đình, cá nhân kinh doanh… hồ sơ sẽ bao gồm:

01 Thông báo chuyển địa điểm theo mẫu 09-MST quy định tại Thông tư 95/2016/TT-BTC
01 Giấy phép thành lập và hoạt động do cơ quan có thẩm quyền cập theo địa chỉ mới (Bản sao)
Một số tài liệu khác theo từng trường hợp cụ thể.

Trường hợp làm thay đổi cơ quan thuế

Trong trường hợp bạn muốn thay đổi cơ quan thuế cho doanh nghiệp của mình, bạn cần thực hiện các bước sau:

Xác định lý do thay đổi: Trước tiên, bạn cần xác định lý do chính để thay đổi cơ quan thuế. Lý do này có thể là sự thay đổi vị trí địa chỉ kinh doanh, mục đích hoạt động, hoặc các yếu tố khác có liên quan đến việc nộp thuế.
Liên hệ với cơ quan thuế mới: Liên hệ với cơ quan thuế mới tại địa điểm mới của bạn để xác minh các quy trình và yêu cầu cụ thể để thay đổi cơ quan thuế. Họ sẽ cung cấp cho bạn thông tin cần thiết và mẫu đơn cần điền.
Điền đơn yêu cầu thay đổi: Điền đơn yêu cầu thay đổi cơ quan thuế theo hướng dẫn của cơ quan thuế mới. Đảm bảo rằng thông tin trong đơn là chính xác và đầy đủ.
Nộp đơn và tài liệu liên quan: Gửi đơn yêu cầu thay đổi cơ quan thuế cùng với tất cả tài liệu liên quan mà cơ quan thuế yêu cầu. Điều này có thể bao gồm giấy phép kinh doanh mới, giấy tờ chứng minh địa chỉ mới, và bất kỳ tài liệu nào liên quan đến thay đổi.
Theo dõi tiến trình: Sau khi nộp đơn, theo dõi tiến trình xử lý đơn yêu cầu của bạn. Bạn có thể cần liên hệ với cơ quan thuế mới để đảm bảo rằng mọi thủ tục đang diễn ra đúng hẹn.
Thông báo cho các bên liên quan: Trong quá trình thay đổi cơ quan thuế, đảm bảo thông báo cho các bên liên quan như ngân hàng, nhà cung cấp, và khách hàng về sự thay đổi. Điều này giúp đảm bảo rằng tất cả các giao dịch và tương tác sau này đều đúng cơ quan thuế mới.
Kiểm tra lại tổ chức thuế: Sau khi thay đổi cơ quan thuế, kiểm tra lại toàn bộ tổ chức thuế của bạn để đảm bảo rằng bạn đã cập nhật thông tin đúng cách và đang tuân thủ các quy định thuế mới.

Nhớ kiểm tra với cơ quan thuế và tư vấn về các yêu cầu cụ thể tại địa phương của bạn, vì quy trình có thể thay đổi tùy theo vùng và quốc gia.

Tại cơ quan thuế chuyển đi

Doanh nghiệp cần phải chuẩn bị những hồ sơ như sau:

Tờ khai Điều chỉnh thông tin đăng ký thuế theo mẫu 08-MST ban hành kèm theo thông tư 95.

Tại cơ quan thuế nơi chuyển đến

Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ để nộp cho phòng đăng ký kinh doanh gồm:

Giấy phép đăng ký kinh doanh (bản chính)
Quyết định bằng văn bản của hội đồng thành viên (Giám đốc)
Biên bản họp của hội đồng thành viên về sự thay đổi trong giấy phép kinh doanh
Thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế theo Mẫu

Trường hợp không làm thay đổi cơ quan thuế

Thủ tục thay đổi địa điểm kinh doanh online

Trong trường hợp bạn không muốn thay đổi cơ quan thuế cho doanh nghiệp của mình, bạn vẫn cần thực hiện một số thủ tục để duy trì tình trạng đăng ký và tuân thủ các quy định thuế. Dưới đây là các bước bạn nên thực hiện:

Tuân thủ các yêu cầu thuế: Đảm bảo bạn đang tuân thủ tất cả các quy định thuế hiện hành tại cơ quan thuế mà bạn đã đăng ký. Điều này bao gồm việc nộp các tờ khai thuế đúng thời hạn và thanh toán các khoản thuế một cách đúng đắn.
Theo dõi hạn cuối và quy định mới: Liên tục theo dõi các thay đổi trong quy định thuế và hạn cuối tại cơ quan thuế. Điều này đảm bảo bạn không bỏ lỡ bất kỳ thay đổi nào và đáp ứng đúng các yêu cầu mới.
Cập nhật thông tin doanh nghiệp: Nếu có bất kỳ thay đổi nào trong thông tin doanh nghiệp như địa chỉ kinh doanh, tên chủ doanh nghiệp, hoặc mục đích hoạt động, hãy thông báo cho cơ quan thuế hiện hành. Điều này giúp đảm bảo rằng thông tin hồ sơ của bạn luôn được cập nhật.
Lưu giữ tài liệu thuế: Bảo quản tất cả các tài liệu liên quan đến thuế như tờ khai thuế, hồ sơ tài chính, và các tài liệu quan trọng khác. Lưu giữ chúng trong thời gian được quy định bởi luật pháp hoặc cơ quan thuế.
Tư vấn với chuyên gia thuế: Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc phân vân nào về các vấn đề thuế, hãy tìm kiếm sự tư vấn từ một chuyên gia thuế hoặc luật sư chuyên nghiệp. Họ có thể giúp bạn đảm bảo rằng bạn đang tuân thủ đúng quy định thuế.

Nhớ rằng việc duy trì một tình trạng hợp lệ và tuân thủ đối với cơ quan thuế là rất quan trọng để tránh các vấn đề pháp lý và tránh mất tiền phạt hoặc hậu quả khác liên quan đến thuế.

Đối với trường hợp không làm thay đổi cơ quan thuế thì cũng cần chuẩn bị hồ sơ và thủ tục như sau:

Hồ sơ cần chuẩn bị nộp cho phòng đăng ký kinh doanh

Giấy phép đăng ký kinh doanh (bản chính)
Quyết định bằng văn bản của hội đồng thành viên (Giám đốc)
Biên bản họp của hội đồng thành viên về sự thay đổi trong giấy phép kinh doanh
Thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế theo Mẫu

Hồ sơ nộp cho cơ quan thuế

Tờ khai điều chỉnh thông tin đăng ký thuế theo mẫu 08 – MST ban hành kèo theo thông tư 95
Bản sao không yêu cầu chứng thực Giấy phép thành lập và hoạt động, hoặc giấy chứng nhận đăng ký hoạt động đơn vị trực thuộc hoặc quyết định thành lập, hay giấy phép tương đương do cơ quan có thẩm quyền cung cấp nếu thông tin đăng ký thuế trên các giấy tờ này có sự thay đổi.

Thời gian để thực hiện các thủ tục hoàn tất với cơ quan thuế thường kéo dài từ 5 – 10 ngày làm việc tính từ ngày nộp hồ sơ đăng ký.

Trong bài viết này, chúng tôi đã hướng dẫn đăng ký thay đổi địa điểm kinh doanh qua mạng tại Việt Nam. Điều quan trọng là chuẩn bị đầy đủ tài liệu, điền thông tin đúng và kiểm tra kỹ lưỡng trước khi gửi đăng ký. Quá trình này có thể mất một thời gian nhất định, nhưng sau khi hoàn tất, bạn sẽ có giấy phép mới cho địa điểm kinh doanh của mình.