Hồ sơ xin xác nhận nội dung quảng cáo mỹ phẩm đầy đủ và đúng quy định mới nhất 2025

Hồ sơ xin xác nhận nội dung quảng cáo mỹ phẩm là bước bắt buộc nếu doanh nghiệp muốn truyền thông sản phẩm ra công chúng qua báo chí, truyền hình, mạng xã hội hoặc website. Tuy nhiên, không ít thương hiệu mỹ phẩm – đặc biệt là các doanh nghiệp khởi nghiệp – vẫn đang lúng túng trong việc chuẩn bị hồ sơ, dẫn đến bị trả lại, chậm tiến độ ra mắt sản phẩm hoặc tệ hơn là bị xử phạt do quảng cáo “chui”.

Vậy làm sao để hồ sơ được tiếp nhận ngay từ lần đầu? Cần chuẩn bị những giấy tờ gì? Ai là người ký? Cách trình bày kịch bản ra sao? Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ trọn bộ thông tin cần thiết về hồ sơ xin xác nhận nội dung quảng cáo mỹ phẩm, cập nhật theo quy định mới nhất năm 2025, kèm tình huống thực tế mà doanh nghiệp hay gặp.

Hồ sơ xin xác nhận nội dung quảng cáo mỹ phẩm là gì? 

Khái niệm dễ hiểu, không trích luật

Hồ sơ xin xác nhận nội dung quảng cáo mỹ phẩm là bộ tài liệu doanh nghiệp cần chuẩn bị và nộp cho Cục Quản lý Dược hoặc Sở Y tế nhằm được phê duyệt nội dung quảng cáo trước khi phát hành. Đây không đơn thuần là thủ tục hành chính, mà là bước “giấy thông hành” giúp doanh nghiệp tránh vi phạm, nhất là khi quảng bá sản phẩm trên các kênh truyền thông đại chúng.

Ví dụ: Doanh nghiệp sản xuất kem dưỡng da muốn quảng bá sản phẩm trên Facebook và truyền hình. Trước khi chạy chiến dịch, họ cần có hồ sơ xác nhận nội dung để đảm bảo rằng các thông tin như: “trắng da sau 7 ngày”, “giảm thâm nám hiệu quả”, v.v. không gây hiểu lầm cho người tiêu dùng và không vi phạm quy định về quảng cáo mỹ phẩm.

Các trường hợp bắt buộc phải xin xác nhận

Doanh nghiệp bắt buộc phải xin xác nhận khi:

Quảng cáo mỹ phẩm trên truyền hình, radio, báo chí, mạng xã hội, website, sàn TMĐT.

Tổ chức các sự kiện ra mắt sản phẩm có yếu tố truyền thông.

In ấn tờ rơi, brochure có nội dung khẳng định công dụng sản phẩm.

Lưu ý: Nếu chỉ gửi thông tin nội bộ hoặc trao đổi B2B không mang tính quảng cáo, thì không cần xin xác nhận.

Những kênh truyền thông nào cần hồ sơ xác nhận?

Mạng xã hội (Facebook, Instagram, TikTok, YouTube)

Trang web chính thức của công ty hoặc đối tác

Tờ rơi, pano, bảng hiệu có nội dung khẳng định tác dụng sản phẩm

Báo điện tử, truyền hình, báo in

Ngay cả khi thuê KOLs review mỹ phẩm, nếu nội dung có yếu tố khẳng định công dụng, doanh nghiệp vẫn phải xin xác nhận trước để tránh bị phạt.

Thành phần hồ sơ xin xác nhận nội dung quảng cáo mỹ phẩm 

 Văn bản đề nghị xác nhận nội dung quảng cáo (theo mẫu)

Đây là tài liệu bắt buộc, thể hiện rõ doanh nghiệp xin phép được quảng cáo sản phẩm nào, theo hình thức nào (truyền hình, báo chí, website, mạng xã hội…). Mẫu văn bản này thường do Bộ Y tếSở Y tế ban hành theo quy chuẩn, doanh nghiệp chỉ cần điền đúng thông tin và đóng dấu.

Tình huống thực tế: Nhiều doanh nghiệp nhỏ khi quảng cáo qua Facebook hoặc TikTok thường bỏ qua bước này vì nghĩ “không ai kiểm tra”, dẫn đến bị phạt từ 25–35 triệu đồng vì “quảng cáo khi chưa được xác nhận nội dung”.

 Giấy phép công bố sản phẩm mỹ phẩm đã được cấp

Một sản phẩm muốn được quảng cáo hợp pháp bắt buộc phải có số công bố sản phẩm mỹ phẩm hợp lệ. Cơ quan tiếp nhận sẽ tra cứu số công bố để xác minh nguồn gốc và thành phần sản phẩm.

Lưu ý: Nếu tên sản phẩm ghi trong nội dung quảng cáo khác tên ghi trong công bố (do sai chính tả, dịch sai tiếng Anh…), hồ sơ sẽ bị trả về.

 Kịch bản quảng cáo chi tiết, đúng quy định

Kịch bản phải thể hiện được nội dung doanh nghiệp muốn truyền tải, lời thoại, hình ảnh, thời lượng, đối tượng hướng đến,… Đặc biệt phải không vi phạm các hành vi bị cấm như gán ghép công dụng điều trị, cam kết tuyệt đối, so sánh không công bằng, hoặc nói quá sự thật.

Ví dụ vi phạm: “Kem trị mụn này chắc chắn khỏi 100% sau 3 ngày” – bị coi là quảng cáo sai sự thật.

 Tài liệu chứng minh nội dung (trích dẫn công dụng, thành phần)

Nếu quảng cáo có đề cập đến một công dụng nào đó (ví dụ: “giảm nhờn, làm dịu da”), thì bắt buộc phải có tài liệu chứng minh, như: tài liệu khoa học, kết quả nghiên cứu, trích dẫn tài liệu chuyên ngành có nguồn rõ ràng.

Thực tế: Một số doanh nghiệp bị yêu cầu sửa nội dung quảng cáo vì dẫn nguồn từ các blog không chính thống hoặc thông tin không được kiểm chứng.

 Hình ảnh, video minh họa nếu có

Nếu quảng cáo đi kèm hình ảnh, video minh họa, thì tất cả các file này phải được nộp kèm theo hồ sơ. Đây là căn cứ để cơ quan chuyên môn thẩm định nội dung đã phù hợp chưa. Đặc biệt hình ảnh không được có yếu tố vi phạm thuần phong mỹ tục, gây hiểu nhầm về công dụng sản phẩm.

 Cam kết không sử dụng hình ảnh bác sĩ hoặc thông tin sai lệch

Doanh nghiệp phải có cam kết rõ ràng rằng không sử dụng hình ảnh bác sĩ, cơ sở y tế, hay đưa ra nhận định sai lệch gây hiểu nhầm cho người tiêu dùng. Cam kết này thường được tích hợp sẵn trong văn bản đề nghị xác nhận hoặc là văn bản riêng có đóng dấu.

Mẹo thực tế: Một số doanh nghiệp vẫn bị “vướng” khi thuê KOLs mặc áo blouse trắng để quảng cáo – hành động này có thể bị quy kết là “gây hiểu nhầm là bác sĩ khuyên dùng”.

Các bài viết liên quan:

1. Giấy phép khai thác nguyên liệu dùng trong mỹ phẩm: Quy trình, hồ sơ và kinh nghiệm thực tiễn

Quy trình thực hiện xin xác nhận nội dung quảng cáo mỹ phẩm 

 Bước 1 – Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo danh mục

Doanh nghiệp nên rà soát hồ sơ theo danh mục quy định tại Thông tư 092015TT-BYT hoặc hướng dẫn cập nhật của Bộ Y tếSở Y tế địa phương. Việc chuẩn bị kỹ giúp tránh rủi ro bị trả hồ sơ nhiều lần.

Tình huống thường gặp: Hồ sơ bị trả do không nộp file video minh họa hoặc thiếu kịch bản bằng văn bản.

 Bước 2 – Nộp hồ sơ tại Sở Y tế hoặc Bộ Y tế (tùy kênh quảng cáo)

Nếu quảng cáo trên báo in, đài phát thanh, truyền hình: nộp tại Bộ Y tế.

Nếu quảng cáo trên internet, mạng xã hội, pano, áp phích: nộp tại Sở Y tế nơi đặt trụ sở doanh nghiệp.

Hồ sơ có thể nộp trực tiếp hoặc qua cổng dịch vụ công trực tuyến cấp tỉnh.

 Bước 3 – Theo dõi xử lý, bổ sung nếu có yêu cầu

Sau khi nộp hồ sơ, cơ quan chuyên môn có thể yêu cầu bổ sung, chỉnh sửa nếu nội dung chưa phù hợp hoặc thiếu tài liệu chứng minh. Doanh nghiệp cần phản hồi đúng thời gian quy định (thường là 5 ngày làm việc).

Thực tế: Doanh nghiệp thường bị kéo dài thời gian do không kịp sửa kịch bản quảng cáo hoặc không chứng minh được công dụng nêu trong nội dung.

 Bước 4 – Nhận văn bản xác nhận và triển khai quảng cáo

Khi hồ sơ hợp lệ, cơ quan quản lý sẽ cấp văn bản xác nhận nội dung quảng cáo, có ghi rõ tên sản phẩm, hình thức quảng cáo, và phạm vi áp dụng. Chỉ sau khi có văn bản này, doanh nghiệp mới được phép đưa nội dung lên các kênh quảng bá.

Cảnh báo: Nếu doanh nghiệp “quảng cáo chui” trước khi có xác nhận, không chỉ bị phạt tiền mà còn có thể bị yêu cầu gỡ bỏ toàn bộ nội dung và thu hồi sản phẩm.

Mẫu kịch bản quảng cáo mỹ phẩm đạt yêu cầu 

Các phần bắt buộc trong kịch bản

Kịch bản quảng cáo mỹ phẩm muốn được duyệt không thể viết tự do theo cảm hứng. Dù là quảng cáo truyền hình, radio hay mạng xã hội, nội dung đều phải có các phần bắt buộc như sau:

Tên sản phẩm đầy đủ, đúng như trên Phiếu công bố. Ví dụ: “Sữa rửa mặt làm sạch sâu Derma Glow”.

Công dụng đúng theo hồ sơ công bố. Nếu trên phiếu chỉ ghi “làm sạch da”, bạn không được ghi “trị mụn” hay “ngừa viêm”.

Cách dùng và cảnh báo (nếu có). Nêu rõ tần suất, thời điểm dùng, lưu ý tránh mắt hoặc tổn thương da.

Tên đơn vị chịu trách nhiệm sản phẩm: công ty phân phối hoặc công ty mẹ.

Thông điệp tuân thủ pháp luật: “Sản phẩm không phải là thuốc, không có tác dụng thay thế thuốc chữa bệnh.”

Thiếu một trong các mục trên, hồ sơ sẽ bị yêu cầu sửa đổi hoặc từ chối.

Những lỗi thường gặp khiến hồ sơ bị trả

Doanh nghiệp mới thường chủ quan khi viết kịch bản quảng cáo mỹ phẩm, dẫn đến các lỗi phổ biến:

Sử dụng từ ngữ vi phạm pháp luật quảng cáo như: “đặc trị”, “trị tận gốc”, “hiệu quả 100%”, “không tái phát”… Đây là ngôn ngữ dễ bị đánh giá là gây hiểu nhầm cho người tiêu dùng.

Minh họa sai quy định: Dùng hình ảnh trước – sau khi sử dụng sản phẩm, lồng ghép ảnh da bị mụn, nám, lão hóa… đều bị cấm.

Không khớp thông tin công bố: Sản phẩm công bố dùng cho “da thường”, nhưng quảng cáo lại ghi “mọi loại da” là lý do phổ biến khiến hồ sơ bị trả.

Nhiều doanh nghiệp bị trả hồ sơ đến 2–3 lần chỉ vì chỉnh sửa những lỗi lặp đi lặp lại này.

Mẫu gợi ý kịch bản truyền hình và mạng xã hội

Dưới đây là ví dụ một mẫu kịch bản quảng cáo mỹ phẩm được xây dựng đúng chuẩn:

Kịch bản truyền hình (30 giây)

Giọng nữ nhẹ nhàng, hình ảnh da căng bóng:

“Khám phá làn da sáng khỏe cùng Derma Glow – sữa rửa mặt chiết xuất trà xanh, giúp làm sạch sâu, nhẹ nhàng cho làn da nhạy cảm. Sản phẩm đã được công bố tại Bộ Y tế. Gọi ngay 1800 888 999 để biết thêm chi tiết.”

Kịch bản mạng xã hội (15 giây – Instagram story)

Visual: Cô gái tươi cười rửa mặt buổi sáng.

Voice:

“Derma Glow – làm sạch nhẹ nhàng, tươi mới cả ngày. Dùng mỗi sáng và tối. Có mặt tại hệ thống cửa hàng toàn quốc.”

Thời gian xử lý – Chi phí – Kênh nộp hồ sơ 

Thời gian xử lý theo quy định hiện hành

Theo quy định, hồ sơ xác nhận nội dung quảng cáo mỹ phẩm sẽ được xử lý trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ hợp lệ. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý:

Nếu phải sửa đổi, bổ sung, thời gian sẽ kéo dài tùy theo số lần trả lại.

Quảng cáo trên mạng xã hội hoặc YouTube thường được kiểm tra kỹ hơn vì mức độ lan truyền cao.

Đã có trường hợp doanh nghiệp nộp hồ sơ đầu tháng, nhưng đến cuối tháng vẫn chưa được duyệt do phải chỉnh sửa nhiều lần.

Giải pháp: Nếu không có nhân sự chuyên xử lý, nên thuê dịch vụ viết và rà soát kịch bản ngay từ đầu.

Lưu ý khi nộp hồ sơ online qua Cổng dịch vụ công

Việc nộp hồ sơ quảng cáo mỹ phẩm hiện nay được thực hiện online tại Cổng dịch vụ công Bộ Y tế: https:dichvucong.byt.gov.vn

Một số điểm cần lưu ý:

Đăng ký tài khoản doanh nghiệp trước khi nộp.

File kịch bản phải định dạng Word hoặc PDF, rõ ràng, không scan mờ nhòe.

Ký số đầy đủ trên từng văn bản, đặc biệt với công văn xác nhận nội dung quảng cáo.

Sau khi nộp, doanh nghiệp cần thường xuyên theo dõi mục “Tra cứu hồ sơ” để biết tiến độ xử lý.

Thực tế đã có nhiều hồ sơ bị trả về vì lỗi đơn giản như sai định dạng file hoặc quên ký số.

Chi phí nộp hồ sơ nhà nước và chi phí thuê dịch vụ nếu có

Doanh nghiệp cần chuẩn bị:

Lệ phí nhà nước: 1.600.000 VNĐlần nộp hồ sơ cho mỗi loại hình quảng cáo.

Nếu quảng cáo nhiều kênh (TV, báo, mạng xã hội), phải làm kịch bản riêng cho từng kênh → nộp lệ phí riêng từng lần.

Chi phí thuê dịch vụ ngoài: Tùy đơn vị, dao động 2 – 5 triệu đồng. Bao gồm dịch vụ viết kịch bản, kiểm tra từ ngữ, nộp hồ sơ và theo dõi phản hồi.

Gợi ý: Với doanh nghiệp chưa có người chuyên trách, việc thuê đơn vị có kinh nghiệm xử lý hồ sơ sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian và hạn chế bị trả hồ sơ nhiều lần.

Kinh nghiệm giúp hồ sơ được duyệt ngay lần đầu 

Trình bày rõ ràng, không dùng từ ngữ gây hiểu lầm

Một trong những lý do phổ biến khiến hồ sơ xác nhận nội dung quảng cáo mỹ phẩm bị từ chối là dùng từ ngữ mơ hồ, dễ gây hiểu sai công dụng. Ví dụ, thay vì ghi “trị mụn tận gốc”, nên dùng cụm từ “hỗ trợ làm sạch da, giảm mụn” để đảm bảo phù hợp với tính chất mỹ phẩm, không bị hiểu nhầm sang thuốc điều trị.

Doanh nghiệp nên trình bày bằng văn phong trung tính, hạn chế sử dụng các từ tuyệt đối như “duy nhất”, “100% hiệu quả”, “không tái phát” – đây là những từ thường bị cơ quan xét duyệt đánh dấu đỏ.

Không quảng cáo vượt quá công dụng ghi trên công bố sản phẩm

Một lỗi nghiêm trọng là quảng cáo sản phẩm vượt quá phạm vi đã công bố. Ví dụ, trên phiếu công bố ghi rõ: “mỹ phẩm dưỡng ẩm da”, nhưng trong nội dung quảng cáo lại đề cập “trị nám”, “phục hồi da sau laser” – điều này hoàn toàn không được chấp nhận.

Kinh nghiệm thực tế là: trước khi xây dựng nội dung quảng cáo, cần đối chiếu kỹ nội dung trong công bố mỹ phẩm đã được cấp số tiếp nhận, để tránh sai lệch hoặc phóng đại thông tin.

Bố cục hồ sơ phải thống nhất, đầy đủ chữ ký đóng dấu

Hồ sơ gửi đến cơ quan chức năng không đơn thuần là vài tờ giấy in sẵn, mà cần được soạn thảo thống nhất về bố cục, font chữ, dấu mộc, chữ ký. Có nhiều trường hợp hồ sơ bị yêu cầu bổ sung chỉ vì thiếu dấu giáp lai, hoặc bản scan thiếu trang nội dung.

Một mẹo quan trọng là: nên in màu toàn bộ hồ sơ, đặc biệt là phần kịch bản có hình ảnh minh họa để giúp chuyên viên dễ hình dung, đồng thời thể hiện tính chuyên nghiệp.

Hồ sơ xin xác nhận nội dung quảng cáo mỹ phẩm không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn giúp thương hiệu mỹ phẩm khẳng định tính minh bạch và chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. Với sự chuẩn bị kỹ càng, doanh nghiệp có thể tránh được các rủi ro như bị phạt, bị đình chỉ quảng cáo hoặc mất thời gian chỉnh sửa hồ sơ.

Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc soạn hồ sơ, xây dựng kịch bản đúng quy định, hoặc không rõ cơ quan nào có thẩm quyền xác nhận – hãy cân nhắc sử dụng dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp. Đây là giải pháp tối ưu giúp bạn rút ngắn thời gian triển khai chiến dịch marketing, đồng thời đảm bảo tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật về quảng cáo mỹ phẩm.