Hướng dẫn thủ tục thành lập chi nhánh theo quy định mới

Hướng dẫn thủ tục thành lập chi nhánh là nội dung được nhiều doanh nghiệp quan tâm khi mở rộng hoạt động kinh doanh ra các địa phương khác. Việc thành lập chi nhánh không chỉ giúp tăng độ phủ thương hiệu mà còn hỗ trợ doanh nghiệp vận hành linh hoạt hơn. Tuy nhiên, để chi nhánh hoạt động hợp pháp, cần thực hiện đúng các bước theo quy định pháp luật hiện hành. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp thông tin chi tiết từ A-Z, giúp bạn nắm rõ quy trình, hồ sơ và thời gian xử lý.

Tổng quan về chi nhánh doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp mới

Chi nhánh là gì? Vai trò trong hệ thống doanh nghiệp

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, chi nhánh doanh nghiệp là đơn vị phụ thuộc của công ty mẹ, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả chức năng đại diện theo ủy quyền và hoạt động kinh doanh.

Việc thành lập chi nhánh giúp doanh nghiệp:

Mở rộng thị trường

Giao dịch thuận tiện tại nhiều địa phương

Giảm chi phí logistics, tăng nhận diện thương hiệu

Chi nhánh có thể đặt trong hoặc ngoài tỉnh với công ty mẹ và hoạt động dưới sự giám sát trực tiếp từ trụ sở chính.

Quy định mới về chi nhánh theo Luật Doanh nghiệp 2020

Luật Doanh nghiệp 2020 (hiệu lực từ 01/01/2021) đã đơn giản hóa thủ tục đăng ký chi nhánh và tăng tính tự chủ cho đơn vị phụ thuộc. Một số điểm mới:

Chi nhánh được phép hoạt động khác tỉnh thành với công ty mẹ mà không cần thay đổi địa chỉ trụ sở chính.

Được bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh riêng biệt

Có thể mở chi nhánh kinh doanh độc lập trong phạm vi ngành nghề đã đăng ký

Việc này tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp đang trong quá trình mở rộng thị trường toàn quốc.

Sự khác biệt giữa chi nhánh, VPĐD và địa điểm kinh doanh

Tiêu chí Chi nhánh        Văn phòng đại diện     Địa điểm kinh doanh

Có hoạt động kinh doanh          ✅ Có   ❌ Không       ✅ Có

Có người đại diện riêng ✅ Có   ✅ Có   ❌ Không

Có mã số thuế riêng    ✅ Có (nếu đăng ký)  ✅ Có   ❌ Không

Tính pháp lý    Phụ thuộc nhưng có chức năng kinh doanh      Chỉ đại diện, không kinh doanh  Chỉ mở rộng không gian bán hàng

Hiểu rõ sự khác biệt này giúp doanh nghiệp lựa chọn mô hình mở rộng phù hợp với nhu cầu thực tế và tránh các sai sót khi nộp hồ sơ.

Hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ thành lập chi nhánh

Để thành lập chi nhánh công ty hợp pháp, doanh nghiệp cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ theo quy định tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Dưới đây là hướng dẫn từng thành phần quan trọng trong bộ hồ sơ này.

Quyết định thành lập chi nhánh từ công ty mẹ

Đây là văn bản bắt buộc thể hiện rõ việc công ty mẹ đồng ý thành lập chi nhánh mới. Quyết định này do:

Chủ sở hữu (đối với công ty TNHH MTV)

Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH 2 TV trở lên)

Hội đồng quản trị (đối với công ty cổ phần)

ban hành và ký tên đóng dấu hợp lệ.

Biên bản họp Hội đồng thành viên/HĐQT (nếu có)

Áp dụng đối với công ty có nhiều thành viên hoặc cổ đông. Biên bản thể hiện sự thống nhất thông qua việc:

Thành lập chi nhánh

Bổ nhiệm người đứng đầu

Xác định địa điểm hoạt động và ngành nghề tại chi nhánh

Giấy ủy quyền và giấy tờ cá nhân người đứng đầu chi nhánh

Nếu người trực tiếp đi nộp hồ sơ không phải là người đại diện pháp luật, cần có Giấy ủy quyền hợp lệ, kèm:

CCCD/Hộ chiếu công chứng của người đại diện chi nhánh

CCCD của người nộp hồ sơ

Việc này giúp ủy quyền pháp lý minh bạch và giảm thời gian đi lại cho lãnh đạo công ty mẹ.

Giấy phép kinh doanh công ty mẹ (bản sao công chứng)

Bắt buộc phải có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty mẹ (đã công chứng trong vòng 3 tháng). Tài liệu này chứng minh tính hợp pháp của công ty mẹ khi mở chi nhánh.

Thông tin chi nhánh: tên, địa chỉ, ngành nghề, người đại diện

Doanh nghiệp cần chuẩn bị:

Tên chi nhánh: theo mẫu “Chi nhánh – [Tên công ty mẹ] – tại [Tỉnh/Thành]”

Địa chỉ chi nhánh: không trùng địa chỉ trụ sở chính

Ngành nghề: phải phù hợp với ngành đã đăng ký tại công ty mẹ

Người đứng đầu: có thể là giám đốc chi nhánh, không bắt buộc là người đại diện pháp luật công ty mẹ

Nếu bạn cần hỗ trợ trọn gói làm hồ sơ và nộp tại Sở KHĐT, liên hệ Công ty TNHH TM-DV Pháp Lý Gia Minh – đơn vị chuyên nghiệp đã hỗ trợ thành lập hàng trăm chi nhánh trên toàn quốc.

Tham khảo: Mở đại lý bán vé máy bay cần giấy phép kinh doanh gì? – Hướng dẫn pháp lý đầy đủ

Quy trình thành lập chi nhánh theo quy định mới

Việc mở rộng mô hình kinh doanh thông qua việc thành lập chi nhánh giúp doanh nghiệp tăng độ phủ thị trường và tiếp cận khách hàng nhanh hơn. Tuy nhiên, từ 01/07/2025, một số quy định mới trong Luật Doanh nghiệp đã được cập nhật, yêu cầu doanh nghiệp thực hiện đúng quy trình để chi nhánh được cấp phép hợp pháp.

Bước 1 – Chuẩn bị hồ sơ đúng quy định pháp luật

Hồ sơ đăng ký thành lập chi nhánh cần bao gồm:

Thông báo lập chi nhánh (theo mẫu quy định)

Quyết định của doanh nghiệp về việc thành lập chi nhánh

Biên bản họp (đối với công ty TNHH 2 TV trở lên hoặc công ty cổ phần)

Bản sao giấy tờ pháp lý của người đứng đầu chi nhánh

Giấy ủy quyền (nếu nộp hồ sơ qua bên thứ ba)

Tất cả giấy tờ cần được ký tên, đóng dấu và thống nhất thông tin với công ty mẹ.

Bước 2 – Nộp hồ sơ online qua Cổng thông tin QG hoặc trực tiếp

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ bằng hai hình thức:

Online tại: dangkykinhdoanh.gov.vn

Trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở chi nhánh

Việc nộp online giúp tiết kiệm thời gian, tuy nhiên cần có tài khoản đăng ký kinh doanh và chữ ký số.

Bước 3 – Theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ

Sau khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp cần thường xuyên theo dõi email và cổng thông tin để biết hồ sơ có hợp lệ hay cần bổ sung, sửa đổi.

Thời gian xử lý thường từ 3–5 ngày làm việc. Nếu hồ sơ không hợp lệ, cơ quan cấp phép sẽ phản hồi lý do cụ thể.

Bước 4 – Nhận Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh

Sau khi được phê duyệt, doanh nghiệp sẽ nhận Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh – đây là cơ sở để chi nhánh đi vào hoạt động hợp pháp.

Giấy chứng nhận có thông tin về:

Tên chi nhánh

Địa điểm hoạt động

Ngành nghề kinh doanh

Người đứng đầu chi nhánh

Bước 5 – Thực hiện các thủ tục sau khi được cấp phép

Sau khi nhận giấy chứng nhận, doanh nghiệp cần:

Khắc dấu chi nhánh

Thông báo sử dụng con dấu nếu muốn sử dụng độc lập

Mở tài khoản ngân hàng cho chi nhánh

Đăng ký thuế, khai thuế nếu chi nhánh hạch toán độc lập

Việc tuân thủ đầy đủ sẽ giúp chi nhánh hoạt động suôn sẻ và tránh rủi ro pháp lý.

Lưu ý pháp lý khi đăng ký thành lập chi nhánh

Mặc dù quy trình thành lập chi nhánh khá rõ ràng, nhưng vẫn có một số quy định pháp lý quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý để không bị từ chối cấp phép hoặc gặp rắc rối sau này.

Địa chỉ chi nhánh không được đặt trong chung cư

Theo quy định hiện hành, không được sử dụng căn hộ chung cư làm địa chỉ đăng ký chi nhánh. Đây là lỗi phổ biến khiến hồ sơ bị từ chối.

Nếu đặt địa chỉ chi nhánh trong nhà riêng hoặc tòa nhà thương mại, doanh nghiệp cần cung cấp hợp đồng thuê hoặc giấy chứng nhận quyền sử dụng hợp pháp.

Ngành nghề chi nhánh phải thuộc phạm vi hoạt động của công ty mẹ

Chi nhánh không được kinh doanh ngành nghề nằm ngoài phạm vi đăng ký của công ty mẹ. Nếu muốn bổ sung ngành nghề mới, công ty mẹ cần làm thủ tục cập nhật giấy phép trước khi lập chi nhánh.

Ví dụ: Nếu công ty mẹ chưa có ngành “dịch vụ giao nhận vận tải”, thì chi nhánh không thể đăng ký hoạt động lĩnh vực này.

Người đứng đầu chi nhánh không vi phạm pháp luật

Người được bổ nhiệm làm người đứng đầu chi nhánh phải là người có đủ năng lực pháp lý và không thuộc diện:

Đang thi hành án, bị truy cứu trách nhiệm hình sự

Bị cấm quản lý doanh nghiệp theo quyết định của tòa án

Đồng thời, người đại diện chi nhánh cần cung cấp CMND/CCCD hợp lệ, thông tin chính xác và đầy đủ để tránh bị trả hồ sơ.

Sau khi thành lập chi nhánh cần thực hiện gì?

Sau khi hoàn tất thủ tục thành lập chi nhánh doanh nghiệp, đơn vị mới cần thực hiện một số nghĩa vụ pháp lý và hành chính để đảm bảo hoạt động đúng quy định. Việc bỏ qua các bước này có thể dẫn đến vi phạm, bị xử phạt hành chính, thậm chí làm chậm quá trình hoạt động của chi nhánh.

Đăng ký thuế và mẫu số 08 với cơ quan thuế

Ngay sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, doanh nghiệp cần nộp mẫu 08-MST (Thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế) tại Chi cục Thuế quản lý địa bàn nơi đặt chi nhánh.

Nếu chi nhánh hạch toán độc lập, sẽ được cấp mã số thuế riêng. Trường hợp chi nhánh hạch toán phụ thuộc, sẽ sử dụng chung mã số thuế với công ty mẹ nhưng vẫn phải đăng ký kê khai thuế tại địa phương.

⏱ Thời hạn nộp mẫu 08 là 10 ngày làm việc kể từ ngày có giấy phép hoạt động chi nhánh.

Mở tài khoản ngân hàng riêng cho chi nhánh

Chi nhánh có thể mở tài khoản ngân hàng riêng, nhất là khi có giao dịch tài chính độc lập với công ty mẹ. Hồ sơ cần chuẩn bị:

Giấy phép hoạt động chi nhánh (bản sao công chứng)

CCCD người đại diện chi nhánh

Giấy ủy quyền (nếu người khác đi làm thủ tục)

Việc mở tài khoản riêng giúp tách bạch dòng tiền, thuận tiện cho việc quản lý và minh bạch thu – chi.

Đăng ký hóa đơn điện tử và chữ ký số nếu có phát sinh giao dịch

Nếu chi nhánh có xuất hóa đơn, bạn cần:

Mua chữ ký số riêng hoặc sử dụng chữ ký số của công ty mẹ (nếu được ủy quyền)

Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử tại cơ quan thuế

Tránh để xảy ra tình trạng giao dịch không có hóa đơn, ảnh hưởng đến uy tín và pháp lý doanh nghiệp.

Đăng ký lao động và tham gia BHXH nếu có nhân viên

Nếu chi nhánh có nhân viên làm việc thường xuyên, bạn bắt buộc phải:

Kê khai lao động với Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội

Đăng ký tham gia BHXH cho người lao động tại BHXH quận/huyện nơi chi nhánh hoạt động

Việc tham gia BHXH đúng quy định giúp đảm bảo quyền lợi cho người lao động và tránh bị xử phạt từ 10 – 75 triệu đồng theo quy định hiện hành.

Những lỗi thường gặp khi thành lập chi nhánh

Thành lập chi nhánh công ty là bước mở rộng hợp pháp giúp doanh nghiệp phát triển thị trường, nhưng không ít hồ sơ bị trả lại do những lỗi sơ suất không đáng có. Dưới đây là những lỗi phổ biến mà doanh nghiệp thường mắc phải, ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ cấp giấy chứng nhận chi nhánh.

Ghi sai thông tin ngành nghề hoặc địa chỉ chi nhánh

Một trong những lỗi thường gặp là doanh nghiệp ghi sai mã ngành nghề, mô tả không đúng hoặc chọn ngành chi nhánh không trùng với ngành của công ty mẹ. Điều này khiến cơ quan đăng ký từ chối hoặc yêu cầu công ty mẹ bổ sung trước khi cấp phép chi nhánh.

Ngoài ra, nếu địa chỉ chi nhánh ghi sai, không rõ ràng, nằm trong khu vực không được phép kinh doanh (như chung cư) cũng sẽ bị từ chối cấp phép.

Không chuẩn bị đủ giấy tờ chứng thực người đại diện

Người đứng đầu chi nhánh cần cung cấp giấy tờ tùy thân CMND/CCCD còn hiệu lực, bản sao công chứng rõ ràng. Nhiều hồ sơ bị chậm xử lý do:

Giấy tờ không đúng mẫu mới

Thiếu bản công chứng

Sử dụng bản chụp không rõ ràng

Nộp sai hồ sơ, thiếu giấy ủy quyền khi ủy nhiệm cho bên thứ ba

Doanh nghiệp thường ủy quyền cho đơn vị dịch vụ nộp hồ sơ nhưng quên kèm theo giấy ủy quyền hợp lệ. Hậu quả là hồ sơ bị từ chối, mất thời gian xử lý lại từ đầu.

Ngoài ra, hồ sơ nộp sai biểu mẫu, thiếu các phụ lục bắt buộc hoặc không có chữ ký của người có thẩm quyền cũng là lý do phổ biến khiến việc thành lập chi nhánh kéo dài.

Dịch vụ thành lập chi nhánh công ty trọn gói tại Gia Minh

Để tránh những rủi ro pháp lý và tiết kiệm thời gian xử lý hồ sơ, nhiều doanh nghiệp hiện nay chọn sử dụng dịch vụ thành lập chi nhánh công ty trọn gói tại Công ty TNHH TM-DV Pháp Lý Gia Minh – đơn vị chuyên tư vấn doanh nghiệp hơn 10 năm kinh nghiệm.

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ tại Gia Minh

Tư vấn ngành nghề phù hợp: Gia Minh sẽ kiểm tra ngành nghề hiện tại của công ty mẹ, giúp bạn chọn ngành hợp lệ cho chi nhánh.

Soạn toàn bộ hồ sơ đúng mẫu, chính xác theo quy định mới nhất

Hỗ trợ từ A–Z: từ khâu chuẩn bị hồ sơ, ký hồ sơ, nộp – theo dõi – nhận kết quả, khách hàng không cần tự đi lại

Gia Minh giúp hạn chế tối đa nguy cơ bị trả hồ sơ do lỗi kỹ thuật hay thiếu sót giấy tờ.

Cam kết tiến độ 3–5 ngày làm việc

Hồ sơ được xử lý ngay trong 1 ngày làm việc

Nhận kết quả đăng ký hoạt động chi nhánh trong 3–5 ngày, nhanh chóng hơn nhiều so với tự làm

Ưu tiên xử lý hồ sơ gấp cho doanh nghiệp cần khai trương, khai báo thuế sớm

Hỗ trợ tư vấn trọn đời về thuế – pháp lý – thay đổi thông tin

Tư vấn miễn phí về thuế khoán, hạch toán chi nhánh độc lập hay phụ thuộc

Hướng dẫn làm thủ tục thay đổi tên chi nhánh, địa chỉ, ngành nghề khi cần

Cập nhật quy định pháp luật mới liên quan đến chi nhánh

Gia Minh không chỉ dừng lại ở việc thành lập, mà còn đồng hành cùng doanh nghiệp suốt quá trình hoạt động.

Bảng giá dịch vụ chi tiết – không phát sinh

Báo giá dịch vụ rõ ràng ngay từ đầu

Cam kết không thu thêm phí ngoài hợp đồng

Chi phí bao gồm lệ phí nhà nước, khắc dấu chi nhánh, phí xử lý hồ sơ, hỗ trợ hậu kiểm

Khách hàng có thể yên tâm về tính minh bạch và chuyên nghiệp trong từng bước thực hiện khi lựa chọn Gia Minh.

Câu hỏi thường gặp khi thành lập chi nhánh

Khi doanh nghiệp mở rộng hoạt động kinh doanh, việc thành lập chi nhánh là lựa chọn phổ biến. Tuy nhiên, nhiều người vẫn còn vướng mắc về quy định pháp lý và các hình thức mở rộng khác như văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh. Dưới đây là các câu hỏi thường gặp giúp bạn hiểu rõ hơn trước khi triển khai.

Có thể thành lập chi nhánh khác tỉnh không?

Có. Theo Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp hoàn toàn có quyền thành lập chi nhánh tại tỉnh, thành phố khác với trụ sở chính. Đây là giải pháp phù hợp nếu bạn muốn mở rộng thị trường, tiếp cận khách hàng tại địa phương mới hoặc tối ưu logistics vùng miền.

Tuy nhiên, chi nhánh khác tỉnh cần đăng ký thuế tại Chi cục Thuế địa phương, có thể hạch toán độc lập hoặc phụ thuộc, và phải tuân thủ quy định pháp lý của nơi đặt chi nhánh.

Một công ty có bao nhiêu chi nhánh?

Không giới hạn số lượng. Một doanh nghiệp có thể mở nhiều chi nhánh tại cùng tỉnh hoặc khác tỉnh, tùy vào quy mô, lĩnh vực và định hướng phát triển. Mỗi chi nhánh cần đăng ký rõ ràng:

Tên gọi

Địa chỉ

Ngành nghề

Người đứng đầu

Gia Minh khuyến nghị nên xây dựng mô hình vận hành và quản lý chặt chẽ để đảm bảo hiệu quả chuỗi chi nhánh.

Chi nhánh có cần kế toán riêng không?

Tùy hình thức hạch toán:

Nếu chi nhánh hạch toán độc lập: bắt buộc có kế toán riêng, báo cáo thuế và tài chính riêng biệt.

Nếu hạch toán phụ thuộc: kế toán có thể do công ty mẹ quản lý, nhưng vẫn phải theo dõi sổ sách chi tiết tại chi nhánh.

Dù là mô hình nào, việc có người phụ trách kế toán tại chi nhánh vẫn được khuyến nghị để đảm bảo tuân thủ quy định về thuế.

Khi nào nên chọn chi nhánh thay vì văn phòng đại diện?

Nếu bạn muốn kinh doanh – bán hàng – cung cấp dịch vụ trực tiếp, thì chi nhánh là lựa chọn phù hợp.

Văn phòng đại diện (VPĐD) chỉ có chức năng đại diện thương mại, giao dịch, không được phép thực hiện hoạt động tạo doanh thu. Do đó, nên chọn chi nhánh nếu bạn muốn mở rộng hoạt động bán hàng, xuất hóa đơn, ký hợp đồng kinh doanh.

Kết luận: Hướng dẫn thủ tục thành lập chi nhánh theo quy định mới

Hướng dẫn thủ tục thành lập chi nhánh theo quy định mới là chìa khóa giúp doanh nghiệp mở rộng hoạt động hợp pháp, thuận tiện và hiệu quả. Để tiết kiệm thời gian và đảm bảo đúng quy định pháp luật, Công ty TNHH TM-DV Pháp Lý Gia Minh luôn sẵn sàng hỗ trợ trọn gói từ A-Z. Liên hệ ngay để được tư vấn miễn phí.

Hướng dẫn thủ tục thành lập chi nhánh không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật mà còn đảm bảo hoạt động ổn định và minh bạch. Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, thực hiện đúng trình tự và công bố thông tin đúng quy định là yếu tố quan trọng để chi nhánh đi vào hoạt động thuận lợi. Nếu bạn muốn tiết kiệm thời gian và hạn chế rủi ro, hãy cân nhắc sử dụng dịch vụ hỗ trợ pháp lý chuyên nghiệp để được tư vấn và thực hiện trọn gói nhanh chóng.