Những câu hỏi thường gặp khi sử dụng phần mềm vacom

1984
21/06/2019

Những câu hỏi thường gặp khi dùng phần mềm kế toán VACOM

Mục lục

Những câu hỏi thường gặp khi sử dụng phần mềm vacom

HỖ TRỢ VACOM TIỆN LỢI HƠN: 0932 785 561

Tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí, gửi ngay hồ sơ đến hộp thư: dvgiaminh@gmail.com

Hoặc nhấc máy lên, Gọi ngay cho chúng tôi: 0939 456 569 - 0936 146 055 (zalo).

1. Làm thế nào để khởi động phần mềm VACOM ?

Để mở phần mềm VACOM người dùng nhấp chuột vào biểu tượng VACOM màn hình, sau đó chọn tên đăng nhập. VC . Mật khẩu: VC

2. Tôi làm kế toán dịch vụ có nhận hơn một công ty làm thêm. VACOM có bản nào làm được nhiều công ty trong 1 phần mềm không?

Bản này có tên VACOMs Multi. Khi sở hữu bản này bạn sẽ tự tạo theo số công ty (đơn vị) mà bạn đã đăng ký cho đến không hạn chế số lượng đơn vị.

Vào Menu Hệ thống/ Danh sách công ty/Danh sách công ty/ F4: Tạo mới/ Gõ tên doanh nghiệp/Tạo tên dữ liệu/ F10 Ghi lại.

3. Có cách nào về nhà vẫn làm được phần mềm kế toán ở Công ty không?

Có. Để làm được bản VACOMs thì cài đặt 1 bản chính tại Công ty, 1 bản phụ tại máy ở nhà. Số liệu nhập tại nhà sẽ tự động gửi vào máy chủ tại Công ty ( Trong trường hợp cả 2 máy có Internet và đều đang bật).

Hiện VACOM đã có bản phần mềm kế toán online: VACOM Online cho phép sử dung mọi lúc mọi nơi trên mọi thiết bị

4. Đề phòng mất dữ liệu. VACOM có cách nào sao lưu tự động do người dùng đặt không? Có sao lưu ra USB hay lưu trên google driver?

Có. Bạn vào Menu: Quản trị hệ thống/ Sao lưu dữ liệu dự phòng/ Chọn mũi tên đường dẫn/ Chọn Nhận.

Muốn phục hồi số liệu: Làm tương tự như trên thay vì chọn sao lưu hãy chọn phục hồi.

Lưu ý: Trước khi phục hồi nên sao lưu dự phòng hoặc nhờ hỗ trợ bên VACOM

5. Bắt đầu sử dụng phần mềm tôi phải khai báo những gì?

Bạn yêu cầu bên VACOM đổi tên công ty và câp mã số bản quyền.

Bạn tự khai báo các thông tin chính như: Địa chỉ, MST, Quyết định áp dụng, khử trùng, sau đó khai báo các loại danh mục: Danh mục TK, danh mục đối tượng, vật tư, hàng hóa, kho…

Thực hiện:

Vào Menu: Quản trị hệ thống/ Khai báo tham số hệ thống/ Chọn dòng cần sửa thông tin/ F3 để sửa lại thông tin/ F10 Ghi lại thông tin đã sửa đổi.

6. Giải thích dùm tôi về thuật ngữ khử trùng. Có nên đặt khử trùng hay không?

Khử tức là xóa bỏ, trùng là giống nhau. Như vậy khử trùng là xóa bỏ phần trùng nhau

Trường hợp này xảy ra khi 1 nghiệp vụ phát sinh có 2 chứng từ gốc. Ví dụ nghiệp vụ rút tiền gửi về nhập quỹ tiền mặt. Kế toán tiền mặt căn cứ vào phiếu thu hạch toán: N 1111/C1121, kế toán ngân hàng căn cứ vào giấy báo nợ cũng hạch toán: N1111/C1121. Như vậy theo cách thông thường sẽ bị nhận 2 lần trên sổ sách. Để không bị nhân đôi bạn phải chọn khử trùng.

Mặc định trong VACOM không đặt khử trùng nên bạn chỉ cần làm 1 bên hoặc phiếu chi hoặc báo nợ ngân hàng.Thông thường doanh nghiệp nhỏ sẽ chọn mặc định không khử trùng.

7. Làm thế nào để biết mình vào không cân đối giữa tiền mặt và tiền gửi trong trường hơp có đặt khử trùng?

Trường hợp này rất dễ xảy ra. Để biết vào chưa đủ hoặc chưa cân đối. Bạn mở báo cáo: Bảng cân đối tài khoản. Sẽ thấy tổng ps nợ không bằng tổng ps có.

Muốn kiểm tra chi tiết bạn vào sổ chi tiết tiền mặt và sổ chi tiết tiền gửi để so sánh.

8. Tại sao nhân viên triển khai lại hướng dẫn nhập hàng thông qua tài khoản công nợ (331) tất, mặc dù chúng tôi có cả nghiệp vụ mua hàng trả ngay bằng tiền mặt?

Để thống nhất cách làm VACOM hướng dẫn khách hàng nên hạch toán thông qua tài khoản 331 vì:

Để dễ làm, tránh trường hợp lúc hạch toán qua công nợ, lúc hạch toán tiền mặt

Để tránh sai sót. Vì khi nhập hàng bằng tiền mặt thông thường bạn phải làm 2 phiếu là phiếu nhập và phiếu chi. Việc nhầm số tiền giữa hai phiếu có thể xảy ra nên rất khó kiểm tra. Dấu hiệu là khi xem báo cáo tổng hợp NXT tổng giá trị nhập có thể khác tổng phát sinh Nợ tk 156.

Ngoài ra khi xem báo cáo công nợ sẽ phản ánh được hết diễn biến mua hàng của khách hàng. Nếu qua tài khoản tiền mặt sẽ không lên báo cáo.

Và điều quan trọng hơn là VACOM đã thiết kế nút: Tạo phiếu chi ngay trên màn hình phiếu nhập. Điều này sẽ giúp khách hàng không phải gõ lại thông tin.

Và đặc biệt cách làm như vậy không sai chế độ kế toán.

Với trường hợp bán hàng chúng tôi cũng khuyến cáo thống nhất qua tài khoản công nợ 131

Với trường hợp đặc biệt khách hàng không chịu làm theo quy tắc trên vẫn có thể làm bình thường. Tuy nhiên lưu ý so sánh báo cáo để tránh nhầm.

Cách kiểm tra là so sánh 2 sổ: Sổ chi tiết tài khoản 156 với sổ chi tiết hàng hóa.

9. Hướng dẫn kinh nghiệm đặt mã trong phần mềm?

Mã nên viết tắt, không có khoảng trắng, không có ký tự đặt biệt và phải có tính chất gợi nhớ. Mã không nên đặt quá dài ( 10 ký tự), có thể đặt theo chữ hoặc số hoặc kết hợp cả 2. Tốt nhất là các mã có độ dài bằng nhau.

Mã nhóm có lưu ý sau: Khi doanh nghiệp phân loại nhiều nhóm sẽ xảy ra trường hợp: 1 khách hàng thuộc nhiều nhóm, hoặc 1 mặt hàng thuộc nhiều nhóm. Điều này sẽ gây ra bất tiện khi xem báo cáo. Vậy phải khảo sát kỹ khách hàng có trường hợp đó không, nếu có sẽ hạn chế chia nhỏ nhiều nhóm. VD thay vì chia nhóm: Phải thu, nhóm Phải trả chỉ tạo 1 nhóm là: KH ( nhóm khách hàng)

Với phần mềm VACOM thì mã không có ý nghĩa nhiều do có chức năng tìm kiếm theo tên. Nên hoàn toàn có thể đặt theo số thứ tự. Vd: 0001,0002 ….

10. Hóa đơn bán hàng khác phiếu xuất kho ở đâu? Cách dùng?

Hóa đơn bán hàng trong VACOM mặc định kiêm phiếu xuất kho. Hóa đơn bán hàng dùng trong trường hợp thương mại. Định khoản trong phiếu này là định khoản kép N131/C5111,33311: Giá bán

N632/C156: Giá vốn

Phiếu xuất kho chủ yếu dùng cho nguyên vật liệu xuất cho sản xuất

N621/C152: Giá vốn

Như vậy doanh nghiệp thương mại khi bán hàng phải vào phiếu: Hóa đơn bán hàng

11. Tại sao khi vào hóa đơn bán hàng không thấy có giá vốn, phiếu xuất kho cũng không có giá?

Giá vốn thông thường sẽ không hiện ra. Chỉ hiện ra khi bạn tính giá cuối kỳ

Phiếu xuất kho: Giá trị trên phiếu xuất kho là giá vốn. Vì vậy cũng không hiện ra cho đến khi bạn chạy tính giá vốn

Thực hiền: Vào phân hệ Hàng tồn kho/ Tính giá vốn hàng xuất.

12. Làm kế toán thì nên chọn giá vốn theo phương pháp nào? Vì sao?

Tùy theo từng doanh nghiệp sẽ chọn cách tính giá vốn phù hợp. Ở đây chúng tôi không phân tích lợi hại về mặt tài chính.

Theo kinh nghiệm của chúng tôi. Doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán thì nên chọn phương pháp tính giá vốn là: Bình quân gia quyền tháng.

Tại vì: Giá vốn sẽ rất dễ kiểm tra khi có sai sót. Trong 1 tháng 1 mặt hàng chỉ có 1 giá bình quân duy nhất. Các phương pháp khác sẽ tính liên hoàn nên rất khó kiểm soát.

Như vậy, phương pháp bình quân gia quyền tháng được khuyến dùng

13. Cách kiểm tra giá vốn hàng bán đã tính đúng chưa?

Đây là câu hỏi vô cùng quan trọng với doanh nghiệp kinh doanh thương mại. Vì giá vốn quyết định kết quả kinh doanh. Đã rất nhiều trường hợp khách hàng không kiểm tra kỹ giá vốn đã đi nộp báo cáo dẫn đến số phạt rất nhiều. Nguyên nhân chủ yếu là:

Người sử dụng phần mềm quá tin vào phần mềm mà không biết cách kiểm tra đúng hay sai. Số liệu chạy ra thế nào là in ra như thế, không biết mình tính giá vốn theo phương pháp gì.

Do người hướng dẫn sử dụng không hướng dẫn kỹ và cảnh báo khách hàng.

Để tránh sai sót xảy ra VACOM khuyến cáo như sau:

Về phía khách hàng trước khi in báo cáo phải kết xuất Excel kiểm tra

Về phía VACOM chúng tôi đã thiết kế phần cảnh báo sai giá vốn khi xem báo cáo NXT. Đây là tiện ích riêng có của chúng tôi.

14. Tại sao giữa báo cáo NXT hàng hóa lại không khớp với tài khoản 156 …? Cụ thể báo cáo nhập hàng không bằng tổng hợp phát sinh Nợ tk 156, tương tự với bên có…? Cách kiểm tra?

Thông thường nếu chỉ có hàng hóa và chỉ sử dụng tài khoản 156 thì giữa báo cáo NXT với bảng cân đối tk 156 phải bằng nhau.

Vậy cách kiểm tra là phải kiểm tra số dư tồn kho đầu kỳ với số dư đầu kỳ tk 156

tiếp đến kiểm tra: Tổng giá trị nhập với tổng phát sinh nợ tk 156

tiếp đến kiểm tra: Tổng giá trị xuất với tổng phát sinh có tk 156

Và nếu khớp thì đương nhiên số dư cuối phải bằng nhau.

Tai sao phải nói chi tiết như vậy. Vì có rất nhiều người không biết cách kiểm tra cứ bảo số dư cuối hàng tồn kho không bằng số dư cuối tk 156. Thực ra số dư chỉ là kết quả của phép tính: Tồn+Nhập- Xuất.

Khi đã xác định được lệch ở phần nào, ví dụ tổng nhập kho với tổng ps nợ tk 156. Cách tìm như sau

Lấy số lớn trừ số nhỏ để xem lệch bao nhiêu. Từ đó xem sổ lớn hơn nếu thừa 1 phiếu đúng bằng kết quả trừ thì tốt nhất.

Trong trường hợp kết quả đó không trùng với 1 chứng từ thì bắt buộc chúng ta phải mở chi tiết 2 sổ để kiểm tra

Lưu ý: Khi nhâp xuất kho hàng hóa, nếu hạch toán nhầm N156 thành N128 hoặc khi xuất bán N632/C156 nhầm thành N632/C142 thì trong kho vẫn lên đúng nhưng tk 156 sẽ lệch với thẻ kho.

15. Hướng dẫn cách hạch toán nghiệp vụ mua công cụ dụng cụ và phân bổ?

Có 2 cách làm:

C1: Nếu không nhập kho, bạn vào phiếu kế toán khác để hạch toán mua CCDC: N142,242,1331/C331. Sau đó phân bổ vào Menu: TSCĐ và CCDC/ Quản lý CCDC để phân bổ

C2: Nhập kho. Bạn vào phiếu nhập hàng N153,1331/C331, sau đó vào phiếu xuất kho N142,242/C153 tổng giá trị trước thuế

Sau đó phân bổ Menu: TSCĐ và CCDC/ Quản lý CCDC để phân bổ

VACOM khuyến cáo nên sử dụng cách 2

16. Tại sao đã nhập khấu hao TSCĐ và CCDC, trên báo cáo TSCĐ & CCDC cũng đã có số liệu khấu hao nhưng không thấy hạch toán trên tài khoản?

Bạn vào mục Chi tiết hạch toán trong Quản lý TSCD, CCDC kiểm tra mục khai báo tài khoản hạch toán khấu hao TSCD, CCDC

Do bạn chưa chạy mục: Tính khấu hao TSCĐ và Phân bổ CCDC

17. Hướng dẫn cách tính giá thành công trình sản phẩm. Cả 2 quyết định 133 và 200?

Để tư vấn chính xác phần tính giá thành công trình sản phẩm cho khách hàng. Nhân viên VACOM sẽ tiến hành khảo sát cách tính bên ngoài ( Nếu khách hàng đã có công thức và thấy hợp lý từ trước) hoặc tư vấn phương pháp tính giá thành cho phù hợp ( Nếu cách tính không phù hợp hoặc chưa tính giá thành bao giờ).

VACOM đã được thiết kế đủ các phương pháp sau:

Giá thành trực tiếp

Giá thành định mức

Giá thành hệ số

Giá thành theo đơn đặt hàng

Giá thành phân bước

Tùy từng trường hợp cụ thể VACOM sẽ tiến hành điều chỉnh cho phù hợp

Thông thường với cách tính giá thành theo TT200 sẽ được tập hợp trên các tài khoản (621,622,623,627…) sau đó kết chuyển hoặc phân bổ vào tk 154

Với TT133. Sẽ thay thế các tài khoản (621,622,623,627) thành các khoản mục phí tương ứng. Tránh chia nhỏ tk 154 thành nhiều tiểu khoản. Vi điều này sẽ làm đội phát sinh tk 154 lên nhiều lần. Cơ quan thuế không chấp nhận.

Hiện tại giải pháp tính giá thành theo TT133 mà không đội phát sinh 154 chỉ có ở VACOM.

Quy trình khai báo giá thành sản xuất theo TT200 :

Khai báo tính chất tài khoản : Vào danh mục tài khoản/ F3 các tài khoản tập hợp chi phí ( 621,622,623,627) tài khoản nào bóc tách trực tiếp chi phí cho từng sản phẩm, công trình thì để C ở mục Tài khoản theo dõi chi tiết giá thành. Tài khoản nào phân bổ,dùng chung thì K ở mục đó.

Hạch toán các phiếu nhập kho, phiếu nhập xuất thẳng, phiếu xuất kho, phiếu nhập thành phẩm.

Mở phân hệ chi phí giá thànhà tính giá thành sản xuất.Khai báo các bút toán kết chuyển tương ứng. Chạy giá thành, xác định dở dang và làm bút toán cập nhật giá thành phẩm.

Quy trình khai báo giá thành sản xuất theo TT133 :

Bạn vào danh mục tài khoản/ F3 tài khoản 1541/ Đặt C ở mục Tài khoản theo dõi chi tiết khoản mục phí

Vào danh mục khoản mục phí khai báo các khoản mục để tập hợp chi phí, thông thường khai báo các mã khoản mục để dễ dàng nhận diện trong quá trình hạch toán chứng từ. Ví dụ : SX621, SX622, SX627, SX154.

Trong đó :

SX154: chi phí sản xuất kinh doanh dở dang

SX621: Chi phí nguyên vật lieu

SX622: Chi phí nhân công

SX627: Chi phí chung

18. Có thể tính giá thành ngược được không? Tức là căn cứ hóa đơn xuất ra tôi mới nhập kho thành phẩm và đương nhiên phải xuất vật tư tương ứng để sản xuất. Có cách nào tự động không?

VACOM cho phép bạn làm bài toán giá thành ngược như trên. Bạn chỉ cần nhập định mức thành phẩm. Sau đó khi bạn vào: Phiếu nhập thành phẩm/ Chọn xuất định mức. Phần mềm sẽ xuất tương ứng số lượng nhập kho thành phẩm. Bạn sẽ không phải tính ở ngoài rồi nhập thủ công. Và đương nhiên nếu bạn muốn thay đổi định mức cũng vẫn được, hãy làm lại các bước trên.

19. Tôi làm kế toán doanh nghiệp xây lắp. Công trình kéo dài nhiều năm. VACOM có cho phép xem báo cáo liên năm không hay chỉ tại năm nào xem được năm đấy thôi?

VACOM cho phép bạn xem tất cả các báo cáo liên năm. Chỉ cần các năm đó đã có số liệu nhập trong phần mềm VACOM. Khi xem báo cáo chỉ cần gõ: Từ ngày ( ví dụ: 01/07/2017 đến 30/8/2019)

20. Tôi muốn gộp 2 hay nhiều mã vào thành 1 được không? Chứng từ tôi đã nhập rất nhiều liệu có phải sửa lại từng chứng từ?

VACOM cho phép bạn gộp mã vào thành 1. Tại danh mục mã bạn chỉ cần trỏ vào mã cần gộp/ F6/Chọn mã mới. Phần mềm sẽ tự động chuyển tất cả các phát sinh liên quan mà không phải sửa lại.

21. Đang nhập liệu chứng từ phát sinh, nếu thiếu mã có tạo mới luôn được không hay phải thoát ra ngoài danh mục để tạo?

VACOM cho phép tạo mới 100% các danh mục bao gồm: Danh mục tk, danh mục đối tượng, danh mục công trình, danh mục hàng hóa …ngay trong chứng từ nhập liệu ( Đương nhiên bạn phải được phân quyền)

22. Tôi muốn in toàn bộ danh mục thì in ở đâu?

Tạo danh mục ở đâu chỉ cần bấm F7 sẽ in ra tại đó

Trường hợp thoát khỏi danh mục có thể in cách 2: Vào Menu: Quản trị hệ thống/ Chọn danh mục cần in

23. Tôi muốn đánh lại số chứng từ tự động cả 1 năm có được không? Cách làm?

Được. Bạn vào Menu: Quản trị hệ thống/ Đánh lại số chứng từ/ Space bar để chọn dòng chứng từ cần đánh lại/ F10 để thực hiện

24. Tôi muốn in 1 loạt chứng từ cùng loại. Ví dụ in phiếu chi từ ngày 01/01 đến 31/12 bằng 1 nút được không? Cách làm?

Được. Bạn vào Phiếu chi/ Lọc theo điều kiện: Từ ngày 01/01 đến 31/12/ Loại in : Máy in/ Chọn In liên tục

Ngoài ra VACOM cho phép in liên tục ngắt quãng. Bạn vào Phiếu chi/ Lọc theo điều kiện/ đánh dấu chứng từ cần in (Phím Space)/ Loại in : bấm vào nút Máy in/ Chọn In liên tục

Với tất cả các phiếu khác làm tương tự

25. Thuế GTGT trong phần mềm VACOM có tự động liên kết sang phần mềm HTKK không hay phải gõ lại? Cách làm?

Bạn chỉ cần nhập liệu đúng trong phần mềm VACOM. Số liệu thuế GTGT sẽ tự động chui vào phần mềm HTKK. Bạn chỉ việc in ra

Cách làm: Mở Tờ khai thuế GTGT/F10 để liên kết số liệu/ Sau đó mở HTKK ra bấm Ghi. Sau đó in ra sẽ có mã vạch

Tương tự với báo cáo tài chính.

26. Có cách nào biết chứng từ này do ai làm, làm vào thời gian nào, ai sửa, sửa nội dung gì, ai xóa, ngày giờ xóa, phục hồi lại chứng từ đã xóa?

Có. Bạn vào Menu Quản trị hệ thống/ Nhật ký theo dõi chứng từ/ Thực hiện theo thanh tiêu đề.

27. Tôi muốn khóa sổ theo từng chứng từ được không? Tức là tôi muốn khóa chứng từ ngân hàng đến hết 31/12/2018, còn các chứng từ khác không khóa để tiếp tục điều chỉnh?

Có. Bạn vào Menu Quản trị hệ thống/ Khóa chứng từ/ Bấm Space Bar chọn chứng từ cần khóa ( Báo nợ, báo có)/F3: 31/12/2018. Nếu muốn bỏ khóa thao tác tương tự/F3 xóa ngày khóa sổ đi

28. Để tránh nhập liệu nhầm thời điểm. VACOM có phần chọn thời điểm làm việc không? Ví dụ chỉ cho nhập từ ngày 24/07/2017 đến 31/07/2017. Cách làm?

Có. Bạn vào Menu Quản trị hệ thống/ Chọn thời điểm làm việc/F3 gõ ngày bắt đầu : 24/07/2017 đến ngày kết thúc: 31/07/2017.

VACOM cho phép chọn thời điểm làm việc cho tất cả các chứng từ hoặc chỉ chứng từ được chọn.

29. Tôi muốn kết xuất tất cả các báo cáo ra Excel được không? File Excel có cho phép chèn dòng và đặt công thức như bình thường không?

VACOM cho phép bạn kết xuất 100% các báo cáo ra Excel. File Excel này trình bày đóng khung, đẹp như xem báo cáo. Tại file này cho phép bạn thao tác chỉnh sửa như bình thường.

Cách làm: Mở báo cáo cần kết xuất. Trên thanh tiêu đề bấm vào biểu tượng Excel

30. Có cách nào không cần thoát khỏi màn hình nhập liệu mà vẫn xem được số dư tài khoản, các báo cáo có liên quan?

Tại giao diện trên mỗi phiếu đều có hiển thị số dư ở dưới cùng của phiếu ( Bên dưới chữ Ghi) : số dư tài khoản liên quan, số lượng, giá trị hàng tồn kho …

Ngoài ra cũng tại từng phiếu ở góc bên phải dưới cùng của phiếu. VACOM đã thiết lập báo cáo liên quan. Bạn chỉ việc bấm vào biểu tượng hình ngôi sao màu đỏ. Khi đó sẽ hiện ra các báo cáo cần xem nhanh.

31. Hỏi kinh nghiệm khi xem báo cáo?

VACOM cho phép bạn xem báo cáo tổng hợp, từ tổng hợp có thể xem được sổ chi tiết, từ sổ chi tiết xem được chứng từ.

Như vậy kinh nghiệm khi xem báo cáo là:Chỉ xem báo cáo tổng hợp bao gồm: Bảng cân đối tài khoản, Bảng tổng hợp nhập xuất tồn..

Tại các báo cáo này nếu muốn xem chi tiết sẽ chọn tài khoản hoặc mặt hàng cần xem/ Enter

32. Tại sao thuế thu nhập doanh nghiệp phần mềm không tự tính 25% trong báo cáo kết quả kinh doanh?

Do bạn chưa kết chuyển tài khoản 821 sang tài khoản 911

VACOM không tự nhân % thuế vì như vậy sẽ dễ bị nhầm do kế toán quên không hạch toán hoặc hạch toán không khớp dẫn đến khi đối chiếu tài khoản và báo cáo tài chính lệch nhau.

33. Tại sao bảng cân đối kế toán không cân?

Do chưa kết chuyển hoặc kết chuyển chưa hết số dư các tài khoản đầu 5,6,7,8,9

34. Kinh nghiệm làm báo cáo tài chính trên phần mềm ( Nhanh, chuẩn)?

Đối chiếu các sổ liên quan. Cụ thể:

So sánh sổ kho với các tài khoản 152,154,155,156,632 ..

So sánh sổ tscd với các tài khoản 153,211,214 ..

Và các liên quan khác …

Đặc biệt bạn không nên thực hiện kết chuyển ngay. Đây là bí quyết vì nếu kết chuyển ngay mà kết quả chưa đúng ý bạn sẽ mất công xóa đi rồi kết chuyển lại.

Vì vậy, để trước khi thực hiện kết chuyển bạn chỉ cần xem: Bảng cân đối tài khoản. Tại báo cáo này bạn chọn: Kết xuất ra Excel. Tại đây bạn đặt công thức cộng, trừ xem trước kết quả. Nếu kết quả đúng ý lúc đó mới tiến hành kết chuyển.

Và điều đặc biệt là sau khi làm xong bạn phải bình tĩnh kiểm tra lại cho chắc chắn. Chỉ tiêu nào chưa hiểu hoặc chưa phù hợp trao đổi lại với nhân viên Vacom được tư vấn.

35. Tôi muốn thay đổi cỡ chữ trên báo cáo thì phải làm như thế nào?

Để sử dụng chức năng này, bạn thực hiện thao tác view in chứng từ hoặc báo cáo, cạnh biểu tượng Máy in sẽ có mục chức năng sửa mẫu in. Tại đây bạn có thể chỉnh được khổ giấy in ngang,dọc, A3,A4, căn lề trái phải…..Sau khi thực hiện các bước chỉnh sửa mẫu in, Bạn bấm vào mục Save Report ở cuối trang mẫu in để lưu lại thay đổi.

Khuyến cáo : để tránh tình trạng chỉnh sửa không đúng mục đích, yêu cầu làm sai lệch cột bảng trong mẫu in, bạn nên liên hệ với nhân viên hỗ trợ của VACOM để được trợ giúp vấn đề này.

36. Hiện tại công ty tôi đang sử dụng phương pháp “Nhập trước xuất trước” để tính giá xuất hàng tồn kho. Nay tôi muốn đổi sang tính theo phương pháp “Bình quân gia quyền tháng”. Vậy tôi phải làm gì để thay đổi phương pháp tính giá xuất kho?

VACOM cung cấp cho khách hàng các phương pháp tính giá vốn khác nhau như: Nhập trước xuất trước, bình quân gia quyền, trung bình di động, thực tế đích danh. Và khách hàng hoàn toàn có thể tự thay đổi phương pháp tính giá vốn cho phù hợp với yêu cầu đặc thù của đơn vị mình.
Để thay đổi phương pháp tính giá vốn, Bạn vào menu Quản trị hệ thống / Danh mục chứng từ / Các bạn F3 sửa các phiếu có liên quan đến giá vốn, hiện tại đang để chữ F tại mục Tính giá thành chữ B/ Ghi lại.
Lưu ý : chỉ sửa các chứng từ có liên quan đến giá vốn hàng xuất, các chứng từ liên quan đến đầu vào như : phiếu nhập kho, nhập khẩu, nhập xuất thẳng, nhập thành phẩm…. thì mặc định mục Tính giá là T ( giá thực tế)

37. Trong danh mục khách hàng của tôi có một đối tượng công nợ có hai mã khác nhau. Khi tôi muốn xóa đi một đối tượng thì phần mềm thông báo “Đã có số liệu phát sinh, không xóa được!” Vậy tôi phải làm gì để xóa bớt đi một đối tượng?

Nguyên tắc đồng bộ số liệu không cho phép người sử dụng xóa các danh điểm đã phát sinh số liệu hạch toán. Vì vậy, để xóa đi một mục trong danh mục đã có phát sinh số liệu, người sử dụng cần phải chuyển các bút toán phát sinh của mục đó sang một mục khác bằng cách sửa chứng từ phát sinh, sau đó người sử dụng mới có thể xóa danh điểm đó được.

Vacom hỗ trợ người dùng chuyển phát sinh từ đối tượng này sang đối tượng khác thay cho việc phải sửa thủ công từng chứng từ đã phát sinh. Tại danh mục đối tượng Bạn bấm F6 ( chuyển phát sinh), tại form này bạn chọn đối tượng cần chuyển ở ổ Mã cũ và nhập đối tượng nhận phát sinh ở ô Mã mới.

38. Làm thế nào để nhận dữ liệu từ Excel vào phần mềm VACOM?

Vacom hỗ trợ người dùng có thể nhận được danh mục, số dư đầu kỳ và phát sinh chứng từ từ Excel vào phần mềm.

ở 1 số danh mục lớn như : Danh mục đối tượng, danh mục hàng hoá…Bạn Enter vào chi tiết từng nhóm/ Bấm F5 để hiển thị Form nhận danh mục từ Excel / Tạo file Excel theo thứ tự lần lượt từng cột tương ứng.

ở số dư đầu kỳ tài khoản và tồn kho hàng hoá, bạn bấm F6 để hiện thị Form nhận số dư / Tạo file excel theo thứ tự các cột trong form.

Đối với việc nhận phát sinh vào chi tiết từng chứng từ. Vacom chia thành 2 nhóm chứng từ. Chứng từ kế toán : Để nhận phát sinh các loại chứng từ liên quan đến hạch toán nghiệp vụ kế toán : Phiếu thu, phiếu chi, báo nợ, báo có, phiếu kế toán khác, phiếu bù trừ công nợ….

Chứng từ hàng hoá : Để nhận phát sinh các loại chứng từ liên quan đến hàng tồn kho : Phiếu nhập kho, phiếu nhập khẩu, phiếu xuất kho, hoá đơn bán hàng, hoá đơn dịch vụ, phiếu điều chuyển kho, phiếu nhập xuất thẳng……

Trong thư mục chứa phần mềm, có mục ExcelTemp chính là thư mục chứa 2 file Excel mẫu nhận phát sinh chứng từ vào phần mềm.

39. Làm thế nào để từ màn hình nhập dữ liệu có thể có thể chuyển sang màn hình xem báo cáo mà không cần tắt màn hình nhập dữ liệu?

Tại bất kỳ giao diện chứng từ nhập liệu nào, VACOM đều thiết kế có mục xem báo cáo nhanh, bạn có thể tích vào mục ông sao đỏ ( góc phải dưới cùng của chứng từ) để chọn báo cáo nhanh cần xem. Khi thoát báo cáo, phần mềm lại trở về giao diện nhập liệu chứng từ đang thực hiện.

40. Tôi phải làm gì khi mở chương trình ở máy trạm thì phần mềm hiện thông báo lỗi: “File qlbh.prg does not exist”

Phần mềm thông báo lỗi như vậy là do máy tính của bạn chưa được kết nối với máy chủ hoặc việc phần quyền kết nối đến chương trình VACOM trên máy chủ chưa đúng. Hãy yêu cầu nhân viên quản trị mạng kiểm tra kết nối giữa máy tính của bạn và máy chủ.

41. Làm thế nào để hủy một chứng từ đã lưu?

Để hủy một chứng từ bạn có thể thực hiện như sau:

F2 tìm kiếm chứng từ cần huỷ, nếu bạn muốn xoá 1 dòng trong chứng từ đã lưu, và giữ lại các dòng hạch toán khác, bạn bấm F3 vào chứng từ cần Huỷ/ chọn dòng cần xoá và bấm F8 / rồi Lưu lại chứng từ.

Nếu bạn muốn Huỷ cả 1 chứng từ đã phát sinh,bạn bấm F2 tìm kiếm chứng từ và bấm F8 để xoá chứng từ.

42. Tôi sử dụng màn hình tìm kiếm để tìm kiếm dữ liệu. Nhưng khi thực hiện, tôi chỉ lọc ra được dữ liệu của tôi mà không lọc được dữ liệu của người khác. Vậy tôi phải làm sao để có thể thấy được dữ liệu của những người dùng khác đã nhập vào phần mềm?

Lý do bạn không thấy được dữ liệu của người dùng khác là do bạn không được phân quyền cho phép xem dữ liệu của người khác. Hãy liên hệ với người quản trị hệ thống chương trình VACOM (Admin) của bạn để được phân thêm quyền.

Thao tác : Vào menu Quản trị hệ thống / Quản lý người sử dụng / chọn User cần sửa/ Tích vào mục Tất cả chứng từ / Ghi lại.

43. Tôi muốn thay đổi mật khẩu thì làm sao?

Bạn muốn đổi mật khẩu thì cần làm như sau:

Vào menu Quản trị hệ thống / Quản lý người sử dụng / Chọn User cần sửa/ bấm Sửa/ Gõ mật khẩu mới và nhập lại vào dòng Nhập lại mật khẩu / Ghi lại

44. Tôi có thêm một tài khoản chi phí là 64278, nhưng khi tôi thực hiện chức năng Kết chuyển xác định KQKD xong thì xem báo cáo thấy tài khoản này vẫn còn số dư. Tôi phải làm sao?

Khi bạn thêm mới các tài khoản liên quan đến doanh thu, chi phí (các tài khoản không có số dư cuối kỳ), thì bạn phải khai báo các tài khoản đó vào mục Phân bổ kết chuyển tự động

Cách khai báo như sau:

Vào menu Kế toán tổng hợp / Phân bổ – kết chuyển tự động / Chọn mũi tên ( góc phải) để vào mục khai báo / Khai báo các bút toán kết chuyển / F4 thêm mới bút toán kết chuyển

Như vậy tài khoản bạn mới thêm đã được khai báo.

45. Tôi muốn tạo thêm một User sử dụng phần mềm VACOM thì làm như thế nào ?

Để tạo một User mới bạn làm như sau:

Vào menu Quản trị hệ thống / Quản lý người sử dụng/ Thêm mới/ Nhập tên user và mật khẩu / Bấm vào mục phân quyền cho User, User đó được quyền sử dụng gì thì bỏ trống ô tích, User đó bị khoá mục nào thì tích vào chi tiết từng ô để khoá quyền.

Những câu hỏi thường gặp khi dùng phần mềm kế toán VACOM

Những câu hỏi thường gặp khi sử dụng phần mềm vacom

Những câu hỏi thường gặp khi sử dụng phần mềm vacom

1. Làm thế nào để khởi động phần mềm VACOM ?

2. Tôi làm kế toán dịch vụ có nhận hơn một công ty làm thêm. VACOM có bản nào làm được nhiều công ty trong 1 phần mềm không?

3. Có cách nào về nhà vẫn làm được phần mềm kế toán ở Công ty không?

4. Đề phòng mất dữ liệu. VACOM có cách nào sao lưu tự động do người dùng đặt không? Có sao lưu ra USB hay lưu trên google driver?

5. Bắt đầu sử dụng phần mềm tôi phải khai báo những gì?

6. Giải thích dùm tôi về thuật ngữ khử trùng. Có nên đặt khử trùng hay không?

7. Làm thế nào để biết mình vào không cân đối giữa tiền mặt và tiền gửi trong trường hơp có đặt khử trùng?

8. Tại sao nhân viên triển khai lại hướng dẫn nhập hàng thông qua tài khoản công nợ (331) tất, mặc dù chúng tôi có cả nghiệp vụ mua hàng trả ngay bằng tiền mặt?

9. Hướng dẫn kinh nghiệm đặt mã trong phần mềm?

10. Hóa đơn bán hàng khác phiếu xuất kho ở đâu? Cách dùng?

11. Tại sao khi vào hóa đơn bán hàng không thấy có giá vốn, phiếu xuất kho cũng không có giá?

12. Làm kế toán thì nên chọn giá vốn theo phương pháp nào? Vì sao?

13. Cách kiểm tra giá vốn hàng bán đã tính đúng chưa?

14. Tại sao giữa báo cáo NXT hàng hóa lại không khớp với tài khoản 156 …? Cụ thể báo cáo nhập hàng không bằng tổng hợp phát sinh Nợ tk 156, tương tự với bên có…? Cách kiểm tra?

15. Hướng dẫn cách hạch toán nghiệp vụ mua công cụ dụng cụ và phân bổ?

16. Tại sao đã nhập khấu hao TSCĐ và CCDC, trên báo cáo TSCĐ & CCDC cũng đã có số liệu khấu hao nhưng không thấy hạch toán trên tài khoản?

17. Hướng dẫn cách tính giá thành công trình sản phẩm. Cả 2 quyết định 133 và 200?

18. Có thể tính giá thành ngược được không? Tức là căn cứ hóa đơn xuất ra tôi mới nhập kho thành phẩm và đương nhiên phải xuất vật tư tương ứng để sản xuất. Có cách nào tự động không?

19. Tôi làm kế toán doanh nghiệp xây lắp. Công trình kéo dài nhiều năm. VACOM có cho phép xem báo cáo liên năm không hay chỉ tại năm nào xem được năm đấy thôi?

20. Tôi muốn gộp 2 hay nhiều mã vào thành 1 được không? Chứng từ tôi đã nhập rất nhiều liệu có phải sửa lại từng chứng từ?

21. Đang nhập liệu chứng từ phát sinh, nếu thiếu mã có tạo mới luôn được không hay phải thoát ra ngoài danh mục để tạo?

22. Tôi muốn in toàn bộ danh mục thì in ở đâu?

23. Tôi muốn đánh lại số chứng từ tự động cả 1 năm có được không? Cách làm?

24. Tôi muốn in 1 loạt chứng từ cùng loại. Ví dụ in phiếu chi từ ngày 01/01 đến 31/12 bằng 1 nút được không? Cách làm?

25. Thuế GTGT trong phần mềm VACOM có tự động liên kết sang phần mềm HTKK không hay phải gõ lại? Cách làm?

26. Có cách nào biết chứng từ này do ai làm, làm vào thời gian nào, ai sửa, sửa nội dung gì, ai xóa, ngày giờ xóa, phục hồi lại chứng từ đã xóa?

27. Tôi muốn khóa sổ theo từng chứng từ được không? Tức là tôi muốn khóa chứng từ ngân hàng đến hết 31/12/2018, còn các chứng từ khác không khóa để tiếp tục điều chỉnh?

28. Để tránh nhập liệu nhầm thời điểm. VACOM có phần chọn thời điểm làm việc không? Ví dụ chỉ cho nhập từ ngày 24/07/2017 đến 31/07/2017. Cách làm?

29. Tôi muốn kết xuất tất cả các báo cáo ra Excel được không? File Excel có cho phép chèn dòng và đặt công thức như bình thường không?

30. Có cách nào không cần thoát khỏi màn hình nhập liệu mà vẫn xem được số dư tài khoản, các báo cáo có liên quan?

31. Hỏi kinh nghiệm khi xem báo cáo?

32. Tại sao thuế thu nhập doanh nghiệp phần mềm không tự tính 25% trong báo cáo kết quả kinh doanh?

33. Tại sao bảng cân đối kế toán không cân?

34. Kinh nghiệm làm báo cáo tài chính trên phần mềm ( Nhanh, chuẩn)?

35. Tôi muốn thay đổi cỡ chữ trên báo cáo thì phải làm như thế nào?

38. Làm thế nào để nhận dữ liệu từ Excel vào phần mềm VACOM?

39. Làm thế nào để từ màn hình nhập dữ liệu có thể có thể chuyển sang màn hình xem báo cáo mà không cần tắt màn hình nhập dữ liệu?

40. Tôi phải làm gì khi mở chương trình ở máy trạm thì phần mềm hiện thông báo lỗi: “File qlbh.prg does not exist”

41. Làm thế nào để hủy một chứng từ đã lưu?

43. Tôi muốn thay đổi mật khẩu thì làm sao?

44. Tôi có thêm một tài khoản chi phí là 64278, nhưng khi tôi thực hiện chức năng Kết chuyển xác định KQKD xong thì xem báo cáo thấy tài khoản này vẫn còn số dư. Tôi phải làm sao?

45. Tôi muốn tạo thêm một User sử dụng phần mềm VACOM thì làm như thế nào ?

Bài viết liên quan:

Bài viết liên quan