HƯỚNG DẪN XUẤT HÓA ĐƠN TỪ PHẦN MỀM KẾ TOÁN VACOM LÊN HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ M-INVOICE NGÀNH DỊCH VỤ

Khái niệm dịch vụ: Là hoạt động kinh tế – xã hội, có tạo ra giá trị mà không nằm trong lĩnh vực nông – lâm – ngư nghiệp; công nghiệp – xây dựng cơ bản, phục vụ nhu cầu sản xuất và sinh hoạt.

* Phân loại ngành dịch vụ:

• Dịch vụ kinh doanh: vận tải và thông tin liên lạc, tài chính, bảo hiểm, kinh doanh bất động sản, các dịch vụ nghề nghiệp,…
• Dịch vụ tiêu dùng: các hoạt động bán buôn, bán lẻ, du lịch, các dịch vụ cá nhân (y tế, giáo dục, thể dục thể thao),…
• Dịch vụ công: dịch vụ hành chính công, các hoạt động đoàn thể,…

Dịch vụ là ngành nghề không có hình hài cụ thể và thường là làm theo hợp đồng trọn gói vậy nên khi xuất hóa đơn ngành dịch vụ bạn cần phải xuất đúng quy định.

Hướng dẫn xuất hóa đơn đối với ngành dịch vụ chưa có mã hàng hóa và mã khách hàng

Trước khi xuất hóa đơn bán hàng bạn cần phải tạo mã khách hàng để tạo mã khách hàng thì bạn cần phải tạo nhóm khách hàng. Khi khách hàng đã sử dụng dịch vụ kế toán của Gia Minh thì chúng tôi đã tạo nhóm khách hàng rồi nên quý khách chỉ cần tạo mã khách hàng mới mà thôi

1.1.2.1 Hướng dẫn tạo mới mã đối tượng khách hàng

Bước 1: Hướng dẫn tạo mã khách hàng mới

Từ màn hình chính chọn Danh mục ⇒ đối tượng ⇒ đối tượng.

Bước 2: Chọn Đối tượng ⇒ Thêm (F4)

Bấm F4 để tạo mới

Bước 3 :Hướng dẫn chi tiết tạo danh mục đối tượng  

Để tạo danh mục đối tượng bạn cần để ý những ô đánh dấu (*) vì nó là bắt buộc, ở ô số

1. Mã nhóm: KHACHHANG 

Bạn nên lấy mã số thuế của khách hàng để tạo mã cho khách hàng để sau này bạn dễ dàng tìm kiếm thông tin của khách hàng

2. Loại nhóm đối tượng: chọn nhà cung cấp

 

Nếu khách hàng có mã số thuế thì bạn chọn đối tượng là doanh nghiệp kể cả trường hợp hộ kinh doanh cá thể.

Đối với hộ kinh doanh cá thể thì bạn nên yêu cầu khách hàng gửi giấy đăng ký thuế như hình ảnh dưới đây để có thể xuất mã số thuế đúng cho khách hàng.

Đối với khách hàng khi nhận hóa đơn không đúng mã số thuế thì hóa đơn đó sẽ trở thành hóa đơn không hợp lệ và khách hàng sẽ yêu cầu điều chỉnh và lập biên bản vậy nên để tránh trường hợp này khi xuất hóa đơn cho khách hàng bạn cần yêu cầu khách hàng gửi thông tin cụ thể của doanh nghiệp để không phải điều chỉnh về sau.

3. Mã số thuế: gõ mã số thuế của khách hàng và bấm vào nút xanh bên cạnh để phần mềm tự động tìm kiếm thông tin của nhà cung cấp, nếu trong trường hợp thông tin nhà cung cấp không đúng thì bạn có thể liên hệ lại nhà cung cấp yêu cầu chụp lại giấy phép kinh doanh để kiểm chứng lại thông tin của nhà cung cấp
4. Mã đối tượng: bạn có thể đánh vào mã số thuế tạo làm mã đối tượng để dễ dàng nhập liệu thông tin của nhà cung cấp sau này.
5. Tên đối tượng:
6. Địa chỉ:

Các thông tin còn lại bạn có thể nhập thêm hoặc không tùy theo dữ liệu của nhà cung cấp mà bạn muốn theo dõi

Sau khi nhập đầy đủ thông tin thì bạn sẽ có kết quả như sau:

Giả sử tôi có thông tin đầy đủ của khách hàng như sau: 

Để tạo mã khách hàng tôi làm như sau:

Từ màn hình chính chọn Danh mục ⇒ đối tượng ⇒ đối tượng

Bạn bấm (F4) hoặc nút thêm để tạo mới mã khách hàng 

Sau khi chọn được đúng mã số thuế khách hàng rồi thì bạn sẽ thấy hiện ra đầy đủ thông tin như sau: 

Ở đây bạn sẽ nhận thấy rằng công ty này có tên đối tượng khác với thông tin mà bạn nhận được thì bạn cần hỏi lại khách hàng xem thử họ có phải đã đổi tên công ty. Nếu xác nhận là đúng rồi thì bạn hãy đổi tên đối tượng lại của khách hàng như sau:

Bấm nút ghi hoặc (F10) để lưu lại thông tin của khách hàng

Nếu khách hàng muốn thêm thông tin của khách hàng trên hóa đơn thì bạn bấm vào nút màu xanh ở màn hình dưới đây để tạo thông tin tài khoản ngân hàng 

Lần lượt bạn gõ đầy đủ thông tin tài khoản và tên ngân hàng như hình dưới đây:

Bước 2: Hướng dẫn tạo mã hàng dịch vụ

2.1 Hướng dẫn tạo nhóm hàng dịch vụ

Từ màn hình chính chọn Danh mục ⇒ Hàng hóa ⇒ nhóm hàng hóa – vật tư

Bấm f4 để tạo mới 

 

 Mã nhóm: viết hóa không dấu từ 3 ký tự trở lên

Tên nhóm: tùy theo nhu cầu của công ty để bạn đặt tên của hàng hóa, vật tư thường thì 1 công ty nó sẽ có các nhóm như: hàng hóa, nguyên vật liệu, thành phẩm

Nhóm chính: nếu bạn muốn nhóm này là nhóm con thì nhập mã nhóm mẹ vào cột này

Để tạo nhóm dịch vụ bạn nhập dữ liệu như sau: 

 

Sau khi tạo mã nhóm dịch vụ thì căn cứ vào hợp đồng giữa công ty của mình với khách hàng để bạn tạo mã hàng ngành dịch vụ.

Ví dụ tôi muốn tạo mã hàng dịch vụ có thông tin là “phí dịch vụ kế toán quý 3 năm 2020” tôi có thể tạo mã là “DVKTQ3”

Nếu công ty dùng thông tư 133 thì khi tạo mã ngành dịch vụ kế toán tạo như sau:

Hướng dẫn tạo mã hàng theo thông tư 133

1. Mã hàng: gõ mã tiếng việt không dấu ít nhất là 3 ký tự trở lên ( thường thì mã hàng dịch vụ không theo dõi kho nó chỉ theo dõi công trình nên với mã hàng này bạn có thể tạo theo số thứ tự như DV1 hoặc DV2….vv
2. Mã nhóm HV: DICHVU
3. Tên hàng hóa, vật tư: tên công trình dịch vụ ( theo nội dung trên hợp đồng, thường thì ngành dịch vụ nên công ty sẽ kèm theo số và ngày hợp đồng)
4. Loại: D ( bạn chọn D để nó không theo dõi kho hàng hóa đồng thời nó thể hiện đúng tính chất của dịch vụ
5. Mã thuế TTĐB: tùy theo mặt hàng có hay không thì bạn nhập vào cột này (nếu có) 
6. % thuế: tùy theo mức thuế suất 0%, 5% hay 10%

7.đối với thông tư 133 thì bạn nhập thông tin tương tự hình ảnh trên

8.Đvt: thường thì ngành dịch vụ không có đơn vị tính nên nếu muốn tạo đơn vị tính thì bạn bấm 1 ký tự bất kỳ rồi bấm phím enter 

Tại sao bạn phải làm như vậy khi tạo danh mục đơn vị tính?

Là danh mục bổ trợ cho việc nhập Danh mục hàng hóa, ngoài ra Danh mục đơn vị tính còn bổ trợ cho việc tính quy đổi!. VACOM đã thiết lập sẵn danh sách đơn vị tính phục vụ cho việc khai báo vật tư, hàng hoá. Tuy nhiên, kế toán vẫn có thể bổ sung, sửa đổi lại đơn vị tính sao cho phù hợp với nhu cầu quản lý thực tế tại doanh nghiệp.

Bấm vào nút màu xanh cột 9 nó sẽ hiện ra màn hình dưới đây 

Bạn gõ đơn vị tính mới vào đây 

Bấm nút ghi (F10) để lưu dữ liệu

Hướng dẫn tạo mã hàng theo thông tư 200

Để tạo đơn vị tính thì từ Danh mục hàng hóa, vật tư của bất cứ nhóm hàng hóa nào bạn sẽ bấm vào nút màu xanh như hình ảnh dưới đây.

1. Mã hàng: gõ mã tiếng việt không dấu ít nhất là 3 ký tự trở lên ( thường thì mã hàng dịch vụ không theo dõi kho nó chỉ theo dõi công trình nên với mã hàng này bạn có thể tạo theo số thứ tự như DV1 hoặc DV2….vv
2. Mã nhóm HV: DICHVU
3. Tên hàng hóa, vật tư: tên công trình dịch vụ ( theo nội dung trên hợp đồng, thường thì ngành dịch vụ nên công ty sẽ kèm theo số và ngày hợp đồng)
4. Loại: D  bạn chọn D để nó không theo dõi kho hàng hóa đồng thời nó thể hiện đúng tính chất của dịch vụ
5. Mã thuế TTĐB: tùy theo mặt hàng có hay không thì bạn nhập vào cột này (nếu có
6. % thuế: tùy theo mức thuế suất 0%, 5% hay 10%
7. Đối với thông tư 200 thì bạn nhập thông tin tương tự hình ảnh trên
8.  Đvt: thường thì ngành dịch vụ không có đơn vị tính nên nếu muốn tạo đơn vị tính thì bạn bấm 1 ký tự bất kỳ rồi bấm phím enter 

Tại sao bạn phải làm như vậy khi tạo danh mục đơn vị tính?

Là danh mục bổ trợ cho việc nhập Danh mục hàng hóa, ngoài ra Danh mục đơn vị tính còn bổ trợ cho việc tính quy đổi!. VACOM đã thiết lập sẵn danh sách đơn vị tính phục vụ cho việc khai báo vật tư, hàng hoá. Tuy nhiên, kế toán vẫn có thể bổ sung, sửa đổi lại đơn vị tính sao cho phù hợp với nhu cầu quản lý thực tế tại doanh nghiệp.

Bấm vào nút màu xanh cột 9 nó sẽ hiện ra màn hình dưới đây

Bạn gõ đơn vị tính mới vào đây 

Bấm nút ghi (F10) để lưu dữ liệu

Bước 3: hướng dẫn xuất hóa đơn từ phần mềm kế toán Vacom ngành dịch vụ 

Sau khi tạo xong danh mục hàng hóa và danh mục khách hàng thì bạn sẽ vào trực tiếp phần mềm kế toán Vacom để xuất hóa đơn bán hàng 

Hướng dẫn xuất hóa đơn dịch vụ mẫu 01/GTKT

Chi tiết bán hàng

Bảng chiết khấu 

Chi tiết thuế

Bảng phóng to 

Tên đối tượng  

 

2. Chi tiết thuế 

 

1. Mã đối tượng: Có 2 cách để tạo mã đối tượng 

Thứ nhất: Bạn có thể vào danh mục ⇒ đối tượng làm như hướng dẫn (tại đây) 

Thứ hai: bên cột mã đối tượng nó có nút màu xanh bạn click chuột vào đây

Nó sẽ hiện ra màn hình dưới đây

bạn làm theo hướng dẫn (tại đây) 

1. Tên đối tượng: phần mềm tự động cập nhật khi bạn nhập liệu dữ liệu tại cột 1   
2. Chứng từ gốc: bạn có thể nhập số hợp đồng vào đây 
3. Diễn giải: Nhập nội dung diễn giải theo nội dung ở cột mã hàng 

• Chi tiết bán hàng 

1. Mã hàng: viết hoa các ký tự không dấu (có thể lấy mã hợp đồng làm mã hàng dịch vụ )
2. Tên hàng: Dựa vào hạng mục công trình của hợp đồng để đặt tên hàng 
3. ĐVT (đơn vị tính): đối với ngành dịch vụ thì không quy định cụ thể đơn vị tính nên cột này bạn có thể nhập hoặc không nhập.
4. Mã kho: thường thì chúng tôi hay tạo mã kho là “KCT” tức là kho công ty nên khi bạn nhập dữ liệu tại cột này thì nếu là đơn vị thuê dịch vụ kế toán của gia minh chúng tôi bạn chỉ cần gõ mã KCT còn nếu bạn không thuế dịch vụ kế toán của chúng tôi thì bạn làm theo hướng dẫn sau đây.  
5. Số lượng: Thường thì ngành dịch vụ cột số lượng bạn cũng không cần nhập số lượng nếu có nhập thì bạn căn cứ vào hợp đồng để nhập theo yêu cầu của khách hàng.
6. Giá: Nếu có nhập cột số lượng thì bạn mới nhập đơn giá tại cột này 
7. Tiền: nếu bạn nhập cột số lượng và đơn giá thì cột này phần mềm tự động cập nhật 
8. TK nợ ( tài khoản nợ): luôn luôn là “131”
9. TK có (tài khoản có): đối với ngành dịch vụ theo thông tư 133 thì cột này luôn luôn là tài khoản “5113”
10. % Đb: (nếu có) thuế tiêu thụ đặc biệt thì bạn nhập % thuế vào cột này 
11. Tiền Đb: Phần mềm tự động cập nhật khi bạn gõ cột 10
12. Ngày CT (ngày chứng từ): ngày xuất hóa đơn là ngày chứng từ.
13. Số chứng từ: phần mềm tự động cập nhật 
14. Số PX: Phần mềm tự động cập nhật 
15. Mã NT (mã nguyên tệ): nếu có tiền khác “VNĐ” thì bạn chọn mã tiền USD hoặc Euro tùy theo nhu cầu của công ty. 

Hướng dẫn thêm và sửa mã nguyên tệ 

Từ màn hình chính chọn Danh mục ⇒ khác ⇒ Tiền tệ

Sau khi vào danh mục tiền tệ bạn sẽ thấy nó hiện ra màn hình dưới đây: 

Nếu bạn chưa có mục tiền tệ và tỷ giá thì bạn có thể Bấm f4 để tạo mới theo mục sau:

Mã NT (mã nguyên tệ): bạn có thể chọn tên quy ước quốc tế để tạo mã nguyên tệ (tại đây) 

Tên NT (tên nguyên tệ): gõ theo tên loại quy định của Việt Nam 

Tỷ giá: bạn có thể cập nhật giá tại cột này để bạn không phải nhập dữ liệu cột tỷ giá trên phân hệ bán hàng hay mua hàng. 

Hướng dẫn sửa và bổ sung hồ sơ mã nguyên tệ  

Từ màn hình chính chọn Danh mục ⇒ khác ⇒ Tiền tệ

nó sẽ hiện ra màn hình sau đây

 

Chọn 1 mã nguyên tệ mà bạn muốn sửa, bấm F3 để sửa

Giả sử lúc đầu bạn tạo mã nguyên tệ có nội dung như sau:

 

nhưng bây giờ bạn muốn đổi sang tỷ giá là: 23.000 thì bạn chỉ đổi từ 22.000 đồng thành 23.000 đồng.

Sau khi nhập xong tỷ giá bạn bấm nút Ghi hoặc F10 để lưu danh mục ngoại tệ 

1. Tỷ giá: Bạn nhập tỷ giá theo tỷ giá ngân hàng  
2. mã bộ phận: Có 2 cách tạo mã bộ phận
3. Cách 1 là từ màn hình chính 

Từ màn hình chính chọn Danh mục ⇒ đối tượng ⇒ Bộ phận

Bấm F4 để tạo mới

(1) Mã bộ phận: viết hóa không dấu từ 3 ký tự trở lên

(2) Tên bộ phận: kinh doanh, văn phòng, lắp ráp, xưởng…vv

 nếu là đơn vị thuê dịch vụ kế toán của gia minh chúng tôi bạn chỉ cần gõ mã KCT còn nếu bạn không thuế dịch vụ kế toán của chúng tôi thì bạn làm theo hướng dẫn sau đây.

Bạn click chuột vào nút màu xanh   như hình ảnh

• %CK: (% chiết khấu): cột này bạn chỉ nhập khi bạn có hợp đồng giao kết với khách hàng về khoản tiền chiết khấu để không ảnh hưởng 

• Tiền chiết khấu: Sau khi bạn nhập % thì phần mềm tự động cập nhật 

• Ghi chú: cột này muốn nhập thông tin gì thì bạn có thể nhập hoặc không

• Mã vụ việc:  cột này muốn nhập thông tin gì thì bạn có thể nhập hoặc không

• Hạch toán Đb: cột này không cần nhập dữ liệu 

• CK thương mại: Đối với công ty muốn chiết khấu thương mại bạn cần phải ghi rõ trong hợp đồng mua bán để tránh trường hợp bị truy thu thuế hoặc đăng ký hồ sơ với Sở công thương (Xem chi tiết tại đây) 
•  CK thanh toán: nhập số tiền mà công ty muốn chiết khấu thanh toán 
• mã thuế: Phần mềm đã tự động cập nhật các mức thuế nên tùy thuộc vào từng mặt hàng của công ty thì bạn chọn mã tại đây 
• 

1. mã quyển: mã quyển này rất quan trọng các bạn nhé. Lý do là khi bạn sử dụng dịch vụ của chúng tôi thì khi sử dụng hóa đơn điện tử  M-invoice thì tại thời điểm thông báo phát hành hóa đơn bạn có thể tạo mã quyển theo hướng dẫn sau đây:

 Từ màn hình chính chọn Danh mục ⇒ khác ⇒ Quyển hóa đơn

Nó sẽ hiện ra màn hình dưới đây: 

Bấm (F4) hoặc nút “thêm” để tạo mới  

Giả sử tôi có 1 tờ thông báo phát hành hóa đơn như sau: 

Căn cứ vào thông báo phát hành hóa đơn để bạn nhập liệu 

Mã quyển: bạn có thể đặt Q001 hoặc mã nào tùy bạn

ngày mua : ngày phát hành hóa đơn 

mẫu hóa đơn: theo mẫu của công ty có thể là 01GTKT/ 02GTTT

Serial: 

Giả sử công ty phát hành 200 hóa đơn thì bạn sẽ nhập dữ liệu nsa

từ số: 000001

đến số: 0000200

1. Tk nợ (tài khoản nợ): thường thì cột này bạn nên nhập mã tài khoản “131”  
2. Tk có (tài khoản có): luôn luôn là 33311 
3. Ngày hóa đơn: nhập liệu ngày phát hành hóa đơn  
4. Số hóa đơn: phần mềm tự động cập nhật khi bạn nhập mã quyển hóa đơn (cột 26)
5. tiền trước thuế: Phần mềm tự động cập nhật khi bạn nhập liệu 
6. % thuế: % thuế thường thì phần mềm tự động cập nhật khi bạn tạo mã hàng dịch vụ (hướng dẫn xem tại đây )
7. Tiền: phần mềm tự động cập nhật khi bạn gõ số tiền trước thuế  
8. Tổng tiền: phần mềm tự động tính toán 

• Chi tiết bán hàng (bên 1)

Làm theo hướng dẫn bạn sẽ nhập dữ liệu tương ứng từng cột như sau:

Ví dụ: Công ty A muốn xuất hóa đơn bán hàng ngành dịch vụ dịch vụ tưới tiêu cho công ty cổ phần chế biến thực phẩm xuất khẩu Miền Tây, địa chỉ tại: KCN Cái Sơn Hàng Bàng, Phường An Bình, Quận Ninh Kiều, Cần Thơ, số tiền trước thuế là 59.260.000 đồng, thuế giá trị gia tăng 10% là 59.260.000 đồng    

Chi tiết bán hàng (bên 2)

Chi tiết thuế